Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 4 cách gửi email hàng loạt hiệu quả nhất.
1. Lợi ích của việc gửi email hàng loạt cho nhiều người
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng email làm một phương thức marketing hiệu quả để tiếp cận đến một lượng lớn khách hàng tiềm năng. Với việc gửi email hàng loạt, bạn có thể:
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Marketing qua email là một hình thức hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí để triển khai. Khi gửi email hàng loạt cho nhiều người cùng một lúc, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tránh sai sót so với việc gửi email thủ công đến từng khách hàng.
Thu hút mục tiêu khách hàng ghé thăm trang web
Việc gửi email thông qua nội dung hữu ích giúp thu hút khách hàng ghé thăm trang web hoặc blog của doanh nghiệp. Để thu hút khách hàng, email cần có tiêu đề thu hút, nội dung hấp dẫn và lời kêu gọi hành động.
Tăng doanh thu bán hàng
Gửi email hàng loạt giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng potenial và tăng tỷ lệ chuyển đổi. Theo Hubspot, 59% chuyên gia marketing cho biết email là nguồn chuyển đổi cao nhất. Email marketing là một cách tuyệt vời để quảng bá chương trình giảm giá và khuyến khích khách hàng mua sản phẩm.
2. Hướng dẫn cách gửi email hàng loạt cho nhiều người cùng lúc
Chú ý: Để gửi email hàng loạt đạt hiệu quả cao nhất, việc gửi email đến khách hàng mục tiêu là quan trọng. Hãy tham khảo bài viết: Top 12 phần mềm quản lý data khách hàng hiệu quả nhất để biết thêm về ứng dụng công nghệ trong quản lý data.
Còn ngay bây giờ, hãy khám phá top 4 cách gửi email hàng loạt hiệu quả:
2.1. Gửi email tự động qua phần mềm AMIS aiMarketing
Gửi email tự động hàng loạt cho nhiều người mà không cần đến quá nhiều thao tác thủ công, bạn có thể sử dụng phần mềm AMIS aiMarketing.
Đây là một phần mềm thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Đặc biệt, phần mềm này có tính năng Email Marketing và gửi email hàng loạt. Với AMIS aiMarketing, bạn có thể tiếp cận nhiều khách hàng mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức.
Để gửi email hàng loạt với công cụ này, bạn cần thực hiện các bước sau:
Tạo nhóm liên hệ khách hàng
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào ứng dụng aiMarketing, vào danh mục Nhóm liên hệ và chọn Tạo mới.
Chọn loại Nhóm liên hệ tĩnh
Bước 2: Để thêm liên hệ vào nhóm liên hệ, vào danh mục Liên hệ và chọn những liên hệ muốn thêm vào nhóm.
Click vào nút Thêm vào nhóm liên hệ để chọn nhóm liên hệ muốn thêm liên hệ
Thêm mới email
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào ứng dụng aiMarketing, vào danh mục Email và chọn Tạo email
Bước 2: Màn hình tạo mới email xuất hiện, tại đây bạn có thể tạo từ email trắng, lựa chọn giao diện mẫu hoặc từ bộ sưu tập
Bây giờ bạn có thể bắt đầu thiết kế và chỉnh sửa email. Amis aiMarketing có hơn 100 mẫu email đa dạng chuyên nghiệp. Đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm TẠI ĐÂY.
Gửi email hàng loạt với mẫu đã tạo
Sau khi tạo email, có nhóm data, bạn có thể gửi email đơn giản bằng cách:
Nhấn tiếp tục và chọn nhóm data chứa email muốn gửi. Tại đây bạn có thể lên lịch tùy chọn hoặc gửi ngay lập tức. Phần mềm sẽ kiểm tra trước dữ liệu email muốn gửi để lọc ra các email không tồn tại, email có thể rơi vào spam, email có lượt gửi tần suất cao hoặc tương tác kém. Điều này giúp đảm bảo lượng email gửi ra đạt từ 95% thành công.
Với AMIS aiMarketing, bạn có thể gửi cùng lúc hàng trăm ngàn data hoặc chia nhỏ các nhóm data để theo dõi hiệu quả.
Chỉ với những thao tác đơn giản, bạn đã có thể gửi email hàng loạt cho một số lượng lớn khách hàng mà không tốn quá nhiều thời gian và công sức. Sau đó, bạn có thể theo dõi báo cáo hiệu quả chiến dịch email như tỷ lệ gửi thành công, tỷ lệ mở, tỷ lệ click, chi tiết liên hệ đăng ký…
Bắt đầu ngay với 2000 email miễn phí khi đăng ký dùng thử AMIS aiMarketing. Nhấn để kích hoạt tài khoản Miễn phí ngay!
MISA gửi tặng bạn bộ checklist email marketing và 100 tempalte email đẹp nhất. Mời bạn xem trước vài trang tài liệu để xem có phù hợp với doanh nghiệp hay không?
2.2. Cách gửi email hàng loạt với Gmail
Gmail là một trong các phần mềm của Google phổ biến hầu như với mọi người trên toàn thế giới. Đối với doanh nghiệp, Gmail được sử dụng phổ biến để tiếp cận khách hàng tiềm năng. Gmail cung cấp nhiều tiện ích như soạn thư nháp, lên lịch gửi thư, chèn hình ảnh và các liên kết dễ dàng.
Để gửi email hàng loạt trong Gmail, hãy thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào danh bạ trong tài khoản Gmail của bạn
Bước 2: Lựa chọn “tạo nhãn”
Bước 3: Chọn “tạo liên hệ” trong hộp danh bạ
Bước 4: Sau khi nhấp chọn “tạo liên hệ”, chọn “tạo nhiều mục liên hệ”
Bước 5: Nhập địa chỉ Gmail của khách hàng muốn gửi email
Bước 6: Khi đã nhập hết địa chỉ Gmail của khách hàng, nhấn “tạo”
Sau khi tạo danh sách nhóm liên hệ, bạn có thể gửi email đến những người trong nhóm liên hệ mà bạn vừa tạo.
Ngoài ra, bạn có thể tìm hiểu cách gửi mail hàng loạt bằng Google Drive. Đây cũng là một cách gửi nhanh chóng và tiện lợi với những file có kích thước lớn như ảnh, video…
Tuy nhiên, hạn chế của Gmail là không gửi được quá nhiều dữ liệu và không đo lường hiệu quả của email gửi đi. Để nâng cao uy tín cho thương hiệu và kiểm soát hiệu quả email marketing, hãy tham khảo và dùng thử miễn phí phần mềm Marketing Automation.
2.3. Cách gửi email hàng loạt với tính năng trộn thư (Mail merge) trong Google Sheet
Mail merge là một tiện ích mở rộng dành cho Google Sheets, được dùng để trộn thư. Tính năng này giúp doanh nghiệp tạo ra nhiều bản sao của một thư và gửi cho nhiều người cùng một lúc. Mail merge sẽ tự động ghép thông tin từ một danh sách đã có vào một mẫu template.
Để sử dụng tính năng này, bạn làm như sau:
Bước 1: Cài đặt Mail Merge >> Chọn “continue”
Bước 2: Cho phép Mail Merge truy cập vào tài khoản Google của bạn, bằng cách chọn “Allow”
Bước 3: Tạo mẫu Mail Merge
Tiện ích Mail Merge mở một trang tính mới trên Google Sheets. Trong đó, vào Add-ons >> Mail Merge with Attachments >> Create Merge Template:
Một mẫu mail được tạo ra trong trang tính mới, chứa các cột bắt buộc như First Name, Last Name, Email Address, File Attachments…
Bước 4: Thêm tập tin đính kèm
Bước 5: Lên kế hoạch gửi email
Cột Scheduled Data cho phép bạn chỉ định một ngày và thời gian để gửi email, có thể khác nhau cho mỗi người nhận. Để lên lịch một email, nhập ngày và thời gian mong muốn, sử dụng định dạng mm/dd/yyyy hh:mm (tháng/ngày/năm giờ:phút) trong cột Scheduled Date cho mỗi địa chỉ.
Bước 6: Tạo và gửi email
Bây giờ, bạn đã có thể tạo email và sử dụng các cột để tùy chỉnh mỗi email. Mở một tab mới và đăng nhập vào cùng một tài khoản Gmail của bạn. Tạo một email mới, nhập tiêu đề và nội dung của email. Bạn cũng có thể thêm định dạng văn bản đa dạng và hình ảnh nội tuyến trong email. Để thêm các trường vào email, chèn các tên trường sử dụng ký hiệu {{…}} {{…}}.
Bước 7: Gửi email
Quay lại trang tính Mail Merge và chọn Run Mail Merge để bắt đầu gửi email.
Cuối cùng, nhấp chuột vào Done.
2.4. Cách gửi email hàng loạt với các ứng dụng của Microsoft
Các ứng dụng Microsoft như Outlook, Excel, Word… cung cấp chức năng gửi email hàng loạt sau khi soạn thảo nội dung. Dưới đây là cách gửi email hàng loạt bằng Outlook kết hợp với Microsoft Word và Microsoft Excel:
Chúng ta có thể kết hợp 3 ứng dụng của Microsoft là Outlook, Word và Excel để gửi email hàng loạt. Trước khi gửi email hàng loạt, hãy chuẩn bị:
- Một file Word chứa nội dung email
- Một file Excel chứa thông tin khách hàng
- Một tài khoản Outlook để gửi email
Để gửi email hàng loạt bằng Outlook kết hợp Microsoft Word và Mail merge, làm như sau:
Bước 1: Soạn nội dung email trên Microsoft Word
Mở file Word đã chuẩn bị, vào tab Mailings, chọn Start Mail Merge, chọn Email Messages, chọn Select Recipients, chọn Use an Existing List
Trỏ đường dẫn đến file Excel chứa thông tin khách hàng
Bước 2: Đưa dữ liệu khách hàng vào nội dung
Chọn nội dung muốn thay đổi
Chọn Insert Merge Field và chọn tiêu đề cột chứa nội dung
Bước 3: Match Fields
Kiểm tra cột email sẽ được sử dụng cho trường Email – Address trong Microsoft Outlook
Bước 4: Hoàn thành và gửi
Chọn Finish & Merge
- Edit individual document: để thay đổi nội dung cho những trường hợp đặc biệt
- Send email messages: Gửi email hàng loạt
- Print Document: dùng để in hàng loạt rồi gửi bưu điện
Thông tin Merge email:
- To: dùng để in hàng loạt rồi gửi thư bưu điện
- Subject line: tiêu đề thư
- Mail format: html – gửi mail dạng này để định dạng màu sắc, kiểu chữ, chèn link hình ảnh thoải mái; plain text – mail không có định dạng
Bấm OK để bắt đầu gửi
3. Tổng kết
Bài viết đã cung cấp 4 cách gửi email hàng loạt bằng Amis aiMarketing, Gmail, Google Drive, Outlook, Excel, Word để giúp cho công việc marketing của doanh nghiệp trở nên hiệu quả và nhanh chóng tiếp cận khách hàng hơn.
Để tiết kiệm thời gian và công sức cho những tác vụ gửi email thủ công, bạn cũng có thể sử dụng AMIS aiMarketing. Với phần mềm AMIS aiMarketing, doanh nghiệp có thể gửi email tự động theo kịch bản workflow và đo lường hiệu quả của những chiến dịch email marketing một cách trực quan nhất thông qua biểu đồ sinh động.
