Cách Tránh Máy Lọc Spam Khi Gửi Email

Nếu bạn đã từng gửi email qua email tiếp thị, chắc hẳn bạn đã gặp phải một trở ngại lớn – máy lọc spam. Đây là một yếu tố tự nhiên trong quy trình gửi email, và không thể tránh được. Tuy nhiên, bạn có thể tăng khả năng email của mình đi vào hộp thư đến thay vì vào hộp thư rác bằng cách hiểu cách máy lọc spam hoạt động và cách các nhà cung cấp hộp thư sử dụng chúng.

Máy Lọc Spam Là Gì?

Máy lọc spam là các bộ lọc được thiết kế để sắp xếp email theo những tiêu chí cụ thể. Khi bạn gửi một email, máy lọc spam quyết định nơi đặt email đó: trong hộp thư đến, một tab đặc biệt, hộp thư spam hoặc chặn email hoàn toàn. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc loại bỏ thư rác và đảm bảo email quan trọng đến được chuyển vào hộp thư đến.

Cách Máy Lọc Spam Hoạt Động?

Máy lọc spam có thể hoạt động trên email gửi và email nhận. Các nhà cung cấp hộp thư sử dụng cả hai phương pháp này để bảo vệ khách hàng khỏi email rác.

Máy lọc spam sử dụng thuật toán và heuristics để xác định xác suất email là thư rác. Mỗi email được gán một điểm số dựa trên các quy tắc đã được định nghĩa. Các loại máy lọc spam bao gồm:

Máy Lọc Gateway

Các máy lọc gateway là máy chủ nhận tất cả các email gửi đến cho công ty. Chúng quyết định xem có cho phép email đi tiếp hay không. Các máy lọc gateway học cách phân biệt giữa email hợp lệ và thư rác dựa trên tất cả các email đã được gửi đến công ty. Các máy lọc email gateway như Barracuda và Mimecast thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp và tổ chức lớn để ngăn chặn thư rác.

Máy Lọc Hosted

Các máy lọc hosted thuộc sở hữu của các công ty đã phát triển phương pháp riêng để phân biệt giữa email hợp lệ và thư rác. Các máy lọc spam hosted có thể ảnh hưởng đến email nhận tại gateway hoặc sau khi một tin nhắn đã chuyển qua gateway. Các máy lọc spam này có một danh sách khách hàng rộng lớn, vì vậy chúng có rất nhiều thông tin để sử dụng khi quyết định gửi email vào hộp thư đến, thư rác hoặc khóa email. Các ví dụ về máy lọc spam hosted là Cloudmark và MessageLabs.

Máy Lọc Trên Desktop

Các máy lọc trên desktop được cài đặt trên máy tính của người dùng và được cấu hình bởi người dùng. Vì vậy, chúng có thể là một trong những máy lọc khó khăn nhất để vượt qua. Các ví dụ về máy lọc spam trên desktop là Outlook với máy lọc chống thư rác SmartScreen của Microsoft, G-Lock SpamCombat, sử dụng sự kết hợp của nhiều máy lọc bao gồm máy lọc Bayesian để phân tách các tin nhắn hợp lệ và thư rác.

Cách Nhà Cung Cấp Hộp Thư Sử Dụng Máy Lọc Spam

Nhà cung cấp hộp thư sử dụng máy lọc spam để xác định email là thư hợp lệ hay thư rác. Máy lọc ban đầu được thiết lập để di chuyển email rác vào thư mục spam hoặc chặn chúng. Ngày nay, một số nhà cung cấp hộp thư sử dụng máy lọc email để tổ chức email trong hộp thư đến có tab.

Để đạt được việc chuyển email vào hộp thư đến, bạn cần hiểu rằng các nhà cung cấp hộp thư đánh giá ba khía cạnh chính:

Địa chỉ IP

Địa chỉ IP là một số được liệt kê trong hệ thống tên miền. Nó được sử dụng để gửi email thay mặt cho tên miền của bạn. Bạn có thể sử dụng địa chỉ IP chung hoặc địa chỉ IP riêng để gửi email. Địa chỉ IP riêng chỉ được gán cho một người gửi cụ thể, trong khi địa chỉ IP chung được sử dụng bởi nhiều người gửi.

Nhà cung cấp hộp thư đánh giá địa chỉ IP của bạn để xác định xem email của bạn có được chuyển vào hộp thư đến hay không. Để đảm bảo danh tiếng địa chỉ IP của bạn, bạn cần phải kiểm tra danh sách khách hàng của mình và đảm bảo tính nhất quán trong việc gửi email từ địa chỉ IP mới.

Tên Miền

Tên miền là tên đăng ký trên Internet. Đối với tên miền gửi, xác thực tên miền là công nghệ cho phép máy chủ nhận xác minh danh tính người gửi. Đối với tên miền nhận, các nhà cung cấp hộp thư đánh giá danh tiếng tên miền để quyết định email có vào hộp thư đến hay không.

Để đảm bảo email của bạn tránh qua máy lọc spam, bạn cần tuân thủ các phương pháp tiếp thị qua email tốt như gửi cho danh sách xác nhận nhập, gửi những gì người đăng ký yêu cầu, sử dụng HTML chính xác, và theo dõi tỷ lệ mở và tỷ lệ chuyển đổi của email của bạn.

Làm Thế Nào Để Tránh Máy Lọc Nội Dung?

Không có quy tắc vàng để tránh trở ngại từ máy lọc nội dung, nhưng bạn có thể tăng khả năng email của mình tránh qua máy lọc bằng cách:

• Cân bằng văn bản và hình ảnh trong email để tránh bị chặn bởi máy lọc spam.
• Không nhúng hình ảnh lớn trong email để tránh làm chậm quá trình tải tin nhắn.
• Sử dụng HTML chính xác để tránh bị chặn bởi máy lọc spam.
• Kiểm tra email của bạn trước khi gửi để xác định vấn đề về máy lọc spam và khả năng gửi.
• Đọc và tuân thủ các gợi ý và hướng dẫn từ nhà cung cấp hộp thư để đảm bảo email của bạn tránh qua máy lọc nội dung.

Máy lọc spam có vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn email rác và đảm bảo email quan trọng đến được chuyển vào hộp thư đến. Do đó, để đạt được điều này, bạn cần tuân thủ các phương pháp tiếp thị qua email tốt và xây dựng danh tiếng tốt cho email của bạn.