Mail Merge: Cách sử dụng trong Word và Excel

Mail merge là tính năng rất hữu ích mà không phải ai cũng biết. Vậy mail merge là gì và làm thế nào để sử dụng nó trong công việc? Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!

Mail Merge là gì?

Mail merge là tính năng cho phép bạn soạn thảo email hoặc văn bản dựa trên mẫu sẵn có trong Microsoft Word hoặc Excel. Tính năng này cho phép bạn tạo ra nhiều bản sao của email để gửi đến nhiều địa chỉ khác nhau.

Với tính năng này, bạn chỉ cần có một mẫu thư và các thông tin cơ bản như tên, giới tính và nội dung yêu cầu của thư. Mail merge sẽ giúp bạn tự động gửi email một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Mail Merge trong Word

Mail merge trong Microsoft Word giúp bạn tiết kiệm thời gian khi xử lý các mẫu văn bản như hợp đồng lao động, thư mời hoặc thông báo. Chỉ cần có một mẫu template Word sẵn có, bạn có thể hoàn thành công việc dễ dàng trong thời gian rất ngắn.

Mail Merge trong Excel

Mail merge trong Excel là phương pháp tự động nhập dữ liệu từ bảng tính vào một văn bản. Từ đó, bạn có thể tạo ra nhiều nội dung cá nhân hóa mà không tốn quá nhiều thời gian soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này thường được sử dụng trong MS Word nhiều hơn. Nếu bạn muốn sử dụng mail merge trong Excel, hãy chú ý những điều sau:

• Trong dải ô tính, phải chứa dữ liệu cần nhập.
• Trong dải ô tính bất kỳ, phải có nội dung văn bản.
• Công thức để truy xuất dữ liệu tại ô tính bán nháp hiện tại cần dựa trên hàm indirect.
• Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra bức thư hoàn chỉnh.

Cấu trúc Mail Merge

Để bắt đầu sử dụng mail merge, chúng ta cần nắm rõ cấu trúc của tính năng này.

Nguồn gốc dữ liệu

Trong mục này, bạn cần thực hiện những tùy chỉnh để thể hiện đúng thông tin sau khi đã tạo ra hàng loạt thư điện tử khác nhau từ tính năng mail merge. Thông tin tùy chỉnh này thường bao gồm:

• Họ tên, địa chỉ người nhận email.
• Tên các tổ chức, doanh nghiệp nhận mail merge.

Trong các bức thư sử dụng mail merge, tất cả các nguồn dữ liệu sẽ được trình bày theo một danh sách cố định mà người dùng đã tạo sẵn. Danh sách này có thể là:

• Bản tổng hợp danh bạ người gửi.
• Bản tính trong Excel.
• Một bảng tính được lập trong Word.
• Các văn bản có cấu trúc phân chia dữ liệu rõ ràng, và nhiều hơn nữa.

Các nội dung cơ bản trong mail merge

Những nội dung trong các email có sử dụng mail merge giống như các email bình thường khác với các thông tin cơ bản như:

• Họ tên, địa chỉ người gửi mail.
• Họ tên, địa chỉ người nhận mail.
• Nội dung chính của lá thư điện tử…

Thông thường, những nội dung này sẽ được định vị với các vị trí đã có và chỉ thể hiện các nội dung thay đổi khi người dùng lấy nguồn dữ liệu từ một nơi khác.

Khi bạn kết hợp các nội dung cơ bản cùng với nguồn dữ liệu, Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra các loạt thư mẫu hoàn chỉnh. Tuy nhiên, nội dung cơ bản sẽ khác nhau tùy thuộc vào những chỉnh sửa từ người dùng.

Cách sử dụng Mail Merge trong Word

Việc sử dụng mail merge rất đơn giản, ngay cả khi bạn không có kiến thức về công nghệ. Tùy từng chương trình, bạn cần làm theo các bước sau để tạo mail merge:

1. Mở một bản file Word với nội dung đã có sẵn. Mở tab Mailing, chọn “Start mail merge” và sau đó chọn “Step by step mail merge wizard”.

2. Lựa chọn loại thư mà bạn đang soạn thảo: Letter (kiểu thư mời), E-mail messages (email), Envelopes (phong thư), Labels (thư theo nhãn) hoặc Directory (thư theo danh mục).

3. Chọn mẫu thư để trộn văn bản: Use the current document (sử dụng mẫu thư hiện tại), Start from a template (sử dụng mẫu thư khác trong Word) hoặc Start from existing document (sử dụng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo được lưu trong Word).

Click vào ô Use the current document và sau đó chọn nút Next select recipients.

4. Chọn file dữ liệu dưới dạng Excel. Sau đó nhấp vào nút Open để mở file.

5. Giao diện Mail merge recipients sẽ hiển thị. Nhấp vào OK.

6. Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí cần chèn.

7. Sau khi đã điền đầy đủ thông tin cần thiết, sản phẩm cuối cùng sẽ được tạo ra như trong hình.

8. Nhấp vào Next: preview your letter để kết thúc quá trình.

Cách sử dụng Mail Merge trong Excel

Thường thì Word được ưu tiên hơn trong việc sử dụng mail merge. Để chỉnh sửa nội dung của thư mail merge trong bảng tính Excel, bạn cần sử dụng hàm text để điều chỉnh các công cụ của Excel.

Đối với hàm text, bạn có thể dễ dàng thay đổi thông tin dữ liệu khác nhau như ngày sinh, họ tên sang một định dạng khác theo ý muốn. Tuy nhiên, việc sử dụng các hàm này có phần phức tạp vì bạn cần phải biết các mã định dạng văn bản, tương tự như khi tùy chỉnh số trong Excel.

Để tránh biến dạng thông tin khi tùy chỉnh mail merge, bạn nên định dạng các ô tính chứa các công thức theo một kiểu định dạng khác nhau để Excel hiểu được rằng đây chỉ là định dạng văn bản bình thường. Như vậy, dữ liệu sẽ không bị biến dạng và bức thư điện tử sẽ giữ được chất lượng.

Đó là một số chia sẻ về tính năng mail merge là gì và cách sử dụng mail merge trong Word và Excel. Hi vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách sử dụng mail merge để gửi thư một cách nhanh chóng phục vụ công việc của mình và của doanh nghiệp.