Tận Dụng Lực Lượng Nhỏ: Viết Email Newsletter Cùng Nhóm Nhỏ

Email newsletter đang được chú ý nhất ngay bây giờ… và lý do là hoàn toàn xứng đáng.

Chúng là nhân vật chính trong thế giới tiếp thị và vì vậy – mọi người đều đang tìm hiểu cách tạo ra một cuốn bản tin mà khách hàng quan tâm và làm thế nào để quản lý để hoàn thành nó hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Những nhóm nhỏ đang tìm cách thể hiện cuốn bản tin của mình như thế nào, nhưng nhóm nhỏ điều này như thế nào.

Thêm một cuốn bản tin vào lịch đăng blog của bạn, lịch truyền thông xã hội của bạn và tất cả các nội dung khác mà doanh nghiệp của bạn cần tạo ra và bạn có thể nghĩ, “Làm saooo…?”

Ở DigitalMarketer, chúng tôi hiểu cảm giác này rất rõ. Chúng tôi có 2 cuốn bản tin hàng tuần gọi là DM Insider và This Week in Lab (TWIL) và sớm nhận ra rằng đây là một công việc rất lớn. Tìm ra các chủ đề để nói về, tạo nội dung và tìm kiếm những bài viết blog mà chúng tôi muốn quảng bá trong cuốn bản tin tuần này đã trở thành một cái hố thời gian và năng lượng khổng lồ.

Để đảm bảo chúng tôi làm việc hiệu quả và không áp lực lên đội ngũ của mình, chúng tôi tìm hiểu những gì chúng tôi có thể làm để xuất bản cuốn bản tin đó hàng tuần và chúng tôi sẽ chia sẻ những bài học này với bạn ngay bây giờ…

Dưới đây là 3 mẹo để viết một cuốn bản tin với một nhóm nhỏ.

Bước 1: Chọn Mẫu & Nội Dung

Bước đầu tiên trong cuốn bản tin của bạn là tìm hiểu cuốn bản tin của bạn như thế nào và những gì bên trong nó. Điều này không chỉ dành cho người đăng ký của bạn mà còn dành cho bạn và nhóm của bạn. Hãy nghĩ về cuốn bản tin yêu thích của bạn – chúng không được gửi đi 1 tuần dưới dạng một email chỉ chứa chữ và tuần sau bị phá vỡ thành các phần với rất nhiều hình ảnh và liên kết đi ra ngoài. Bạn muốn người đăng ký của bạn biết họ có thể mong đợi gì từ cuốn bản tin của bạn.

Và điều này cũng hoạt động rất tốt để làm cho quá trình làm cuốn bản tin dễ dàng hơn cho bạn và nhóm của bạn.

Có một mẫu cố định có nghĩa là bạn biết chính xác nội dung bạn cần tạo ra, tổ chức và sẵn sàng cho mỗi cuốn bản tin. Ví dụ, trong cuốn bản tin của chúng tôi, chúng tôi có một phần gọi là Inside Five, nơi chúng tôi tạo điểm nổi bật cho các bài viết về marketing vừa được xuất bản mà chúng tôi rất thích. Đó là sự kết hợp giữa các bài viết của chúng tôi và các bài viết được đăng trên các trang web uy tín.

Khi chúng tôi đăng một bài viết trên DigitalMarketer.com, chúng tôi có thể tạo điểm nổi bật cho nội dung đó trong bảng biên tập của chúng tôi để người viết cuốn bản tin biết rằng chúng tôi sẽ liên kết đến bài viết mới này trong phần Inside Five của cuốn bản tin tiếp theo của chúng tôi.

Có một mẫu sẽ làm cho việc xuất bản cuốn bản tin dễ dàng hơn rất nhiều. Mỗi tuần, bạn chỉ cần thả nội dung liên quan vào từng khối của cuốn bản tin của bạn, vì vậy quá trình này nhanh hơn so với bắt đầu từ đầu.

Bước 2: Tự Động Hóa Mọi Thứ Có Thể

Bạn có thể đã mong đợi chúng tôi nói điều này. Những người tiếp thị rất thích tự động hóa – và có lý do đáng giá. Nó có thể giúp một nhóm nhỏ tạo ra một cuốn bản tin tốt hơn so với một công ty có đội ngũ lớn. Người đăng ký của bạn sẽ bị quyến rũ bởi nội dung tuyệt vời và cảm thấy như họ đang đọc một cuốn bản tin mà mất vài giờ để hoàn thành.

Trong một số trường hợp – tự động hóa có thể tốt hơn ngay cả khi đội ngũ của bạn đã sắp xếp. Bằng cách sử dụng một công cụ như rasa.io, bạn có thể tự động hóa việc tạo nội dung cuốn bản tin của mình bằng cách liên kết trang web và nguồn cấp dữ liệu RSS của bạn để cuốn bản tin tự động điền nội dung mới nhất của bạn.

Nó sẽ tạo ra hình ảnh, mô tả siêu dẫn và liên kết nên bạn không cần phải làm gì để tạo nội dung của cuốn bản tin.

Để đưa cuốn bản tin của bạn lên tầm cao mới, bạn có thể cung cấp cá nhân hóa nội dung dựa trên cách mà một người đăng ký tương tác với các cuốn bản tin đầu tiên của bạn. Ví dụ, nếu bạn có một cuốn bản tin hàng tuần với các công thức nấu ăn mới, dựa trên những công thức mà một người đăng ký nhấp chuột để đọc thêm, bạn có thể tiếp tục hiển thị cho họ nhiều bài viết như vậy với tự động hóa.

Hãy nói rằng một người đăng ký tiếp tục nhấp chuột vào các công thức chay và không bao giờ nhấp vào các công thức liên quan đến thịt. Nền tảng rasa.io sẽ bắt đầu chỉ hiển thị cho họ các công thức chay, tạo ra một trải nghiệm cá nhân cho người đăng ký khiến họ cảm thấy như cuốn bản tin của bạn đang hiểu họ.

Càng nhiều việc bạn có thể tự động hóa với cuốn bản tin của bạn (trong khi vẫn duy trì nội dung chất lượng cao) thì quá trình gửi email với một nhóm nhỏ sẽ dễ dàng hơn.

Bước 3: Xác Định Quy Trình Chọn Lọc, Biên Tập & Gửi

Cuối cùng, đảm bảo rằng cuốn bản tin được gửi ra khỏi cửa ảo và tới hộp thư email của người đăng ký yêu cầu một lịch trình. Bạn muốn biết ai sẽ tạo nó, ai sẽ chỉnh sửa nó và có quyền cuối cùng về nội dung và bản sao, và ai sẽ nhấn nút “Gửi”.

Việc hoàn thành quy trình này là điều cần thiết để đảm bảo cuốn bản tin của bạn thực sự xảy ra. Người đăng ký của bạn cần sự nhất quán từ phía bạn để vượt qua yếu tố Biết, Thích và Tin tưởng trong việc lựa chọn mua hàng từ bạn và duy trì mối quan hệ sau khi mua hàng.

Ví dụ, đây là quy trình gửi 1 trong 2 cuốn bản tin hàng tuần của chúng tôi:

1. Thứ 5: Nhóm nội dung hoàn chỉnh và chuyển sang người biên tập
2. Thứ sáu: Người biên tập hoàn thành biên tập và chuyển đến người kiểm duyệt cuối cùng
3. Thứ bảy: Người kiểm duyệt cuối cùng hoàn thiện và chuyển cho người đăng
4. Chủ Nhật: Người đăng hoàn chỉnh và chuyển đến người gửi

Vì email này không thể tự động hóa, chúng tôi phải cụ thể rõ ràng về việc ai làm gì ở từng bước của quy trình và ngày hoàn thành mọi thứ. Điều này đảm bảo rằng chúng tôi đúng giờ cho cuốn bản tin được xuất bản vào thứ Ba.

Nếu bạn muốn tránh quy trình lập kế hoạch phức tạp như vậy, bạn có thể sử dụng công cụ cuốn bản tin như rasa.io để tự động hóa một phần lớn quy trình bạn thấy ở trên.

Chỉ vì bạn có một nhóm nhỏ không có nghĩa là bạn không thể viết một cuốn bản tin email cấp cao khiến người đăng ký của bạn háo hức nhận được ding từ hộp thư đến của họ. Điều đó chỉ đơn giản là bạn đang tuân thủ một mẫu, tự động hóa tất cả mọi thứ có thể và xác định quy trình lên lịch để người đăng ký của bạn biết rằng bạn đang thực hiện lời hứa của mình.

Vậy hãy tập hợp nhóm của bạn và tìm cách tạo ra cuốn bản tin riêng của bạn, và xem xem việc sử dụng công cụ cuốn bản tin có thể giúp bạn đạt được sự tốt hơn cho người đăng ký của bạn và dễ dàng hơn cho nhóm của bạn.