Sự Hấp Dẫn Của Email Xác Thực (Kèm Ví Dụ Và Nội Dung Thêm)

Bạn có biết rằng chỉ với việc tăng số email không hợp lệ lên 1% có thể làm giảm khả năng gửi thành công lên đến 10% không?

Ví dụ, nếu 5% danh sách liên hệ của cửa hàng phụ kiện thú cưng PetPeeves (một cửa hàng trực tuyến ảo) bao gồm email không hợp lệ và số đó tăng thêm 1%, khả năng gửi email thành công sẽ giảm đi 60%. Nếu PetPeeves gửi một bản cập nhật pháp lý quan trọng cho danh sách email của họ, một phần đáng kể danh sách email của họ sẽ không nhận được thông điệp. Ngoài ra, việc giảm tương tác và mất doanh thu, danh tiếng của PetPeevs người gửi đã chính thức đi đến vực sâu. 😮

Tăng số lượng email không hợp lệ có thể do nhiều nguyên nhân như lỗi đánh máy, địa chỉ email tạm thời, tài khoản không hoạt động/bị bỏ quên, địa chỉ dựa trên vai trò và nhiều nguyên nhân khác. Hãy cùng tìm hiểu từng nguyên nhân này ngay từ đầu và sau đó, chúng ta sẽ xem xét chi tiết các lợi ích của email xác thực, cách chúng hoạt động, thời điểm gửi, cách tạo một email xác thực, các ví dụ về email xác thực cùng với một số nội dung bổ sung trong mỗi phần.

Email Xác Thực I: Email có thể trở thành lỗi như thế nào?

Duy trì một danh sách email sạch sẽ không chỉ giúp giao tiếp hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định liên bang. Bỏ qua chất lượng địa chỉ email trong danh sách có thể có hậu quả về mặt pháp lý, gây thiệt hại danh tiếng cho thương hiệu của bạn.

Để ngăn chặn điều đó, quan trọng là hiểu cách địa chỉ email không hợp lệ có thể infiltrate danh sách liên hệ của PetPeeves. Hãy xem một số cách địa chỉ email trở nên không hợp lệ:

• Lỗi đánh máy: Nhiều địa chỉ email không hợp lệ đơn giản chỉ là do sai lệch khi gõ. Có thể là sai chính tả tên miền, top-level domain không chính xác, thiếu ký tự đặc biệt, v.v.

• Địa chỉ email tạm thời: Một số người sử dụng địa chỉ email tạm thời hoặc sử dụng để đăng ký một trang web hoặc nhận tin tức. Những địa chỉ email này trở nên không hợp lệ ngay sau khi được tạo.

• Tài khoản không hoạt động/bị bỏ quên: Với thời gian, mọi người dừng sử dụng tài khoản email của họ. Theo nghiên cứu mới nhất của Zero Bounce, 22,71% danh sách email của bạn sẽ suy giảm hàng năm.

• Địa chỉ dựa trên vai trò: Các địa chỉ email dựa trên vai trò như “info@company.com” hoặc “admin@organization.org” thường không được quan sát nhiều và có tỷ lệ khiếu nại thư rác cao. Những địa chỉ email này thường được chia sẻ trong một tổ chức, thay vì thuộc về một cá nhân. Ngoài ra, các địa chỉ email dựa trên vai trò thường không chọn để nhận email.

• Địa chỉ email giả/mất hiệu lực: Tương tự như địa chỉ email tạm thời, nhiều người sử dụng địa chỉ email giả để tránh nhận tin nhắn marketing.

• Mua danh sách email: Những người tiếp thị thường mua danh sách email như một phần của chiến lược (không đạo đức) của họ để tiếp cận một đối tượng khách hàng rộng hơn. Tuy nhiên, danh sách mua thường chứa các địa chỉ không hợp lệ, lỗi thời hoặc không đồng ý.

• Dữ liệu không còn hiệu quả: Mọi người thay đổi công việc, đổi nhà cung cấp dịch vụ email, và bỏ bỏ các tài khoản email cũ, đặc biệt là nếu người dùng sử dụng nhiều tài khoản. Trong trường hợp không thường xuyên làm sạch danh sách, bạn sẽ chỉ còn lại dữ liệu cũ, điều này sẽ dẫn đến tỷ lệ phản hồi thư bị từ chối cao hơn, tương tác giảm, vấn đề tuân thủ pháp lý, v.v.

-Các mẫu phòng spam: Gửi email tới các phòng spam do các nhà cung cấp dịch vụ email thiết lập có thể gây hại đến danh tiếng người gửi, giảm tương tác và trong những trường hợp cực đoan, dẫn đến địa chỉ IP hoặc tên miền của bạn bị đưa vào danh sách đen.

• Thất hợp đồng miền: Địa chỉ email phụ thuộc vào miền, và nếu miền không được gia hạn, nó hết hạn, làm cho tất cả các địa chỉ email liên quan không hợp lệ.

Một nghiên cứu trên một triệu miền được thực hiện bởi WhoIsHostingThis.com đã phát hiện ra rằng có đến 70% miền web không được gia hạn sau một năm. Trong số này, 41,22% được bỏ qua và hết hạn, trong khi 28,99% được đăng ký lại bởi các thực thể khác nhau.

Đầy đủ hộp thư: Người dùng thường bỏ qua việc dọn dẹp hộp thư của họ, để email tích tụ theo thời gian, điều này cuối cùng dẫn đến hộp thư đầy. Nghĩa là nó không thể nhận thêm bất kỳ email nào khác. Điều này cũng có thể xảy ra do các tệp đính kèm lớn mà nhanh chóng làm đầy không gian lưu trữ của tài khoản.

Việc vi phạm dữ liệu: Trong trường hợp xảy ra việc vi phạm dữ liệu, thông thường dưới dạng tấn công lừa đảo và nhiễm malware, người dùng có thể thay đổi địa chỉ email để bảo vệ danh tính trực tuyến của họ.

Bây giờ, có lẽ rõ ràng rằng email xác thực là không thể thỏa hiệp. Hãy khám phá các lợi ích nó mang lại, sau đó chúng tôi sẽ xem xét các quy tắc tốt nhất của email xác thực.

Lợi ích của việc xác thực E-mail II

Lợi ích trực tiếp của email xác thực là đảm bảo danh sách sạch và dữ liệu chất lượng. Nhưng sau đây là 20 lợi ích trực tiếp và gián tiếp của email xác thực. Nó:

1. Giảm tỷ lệ bounce, tăng cơ hội cho email đến hộp thư người nhận.
2. Loại bỏ chi phí gửi email đến địa chỉ không hợp lệ/không tồn tại. (Nhiều nhà cung cấp dịch vụ email tính phí dựa trên số email bạn gửi hàng ngày. Họ cũng có thể tính thêm phí cho việc xử lý email bị từ chối.)
3. Tăng danh tiếng người gửi bằng cách giảm xác suất email của bạn bị đánh dấu là thư rác.
4. Tăng tỷ lệ mở email.
5. Tăng tỷ lệ nhấp chuột vào email.
6. Giảm tỷ lệ khiếu nại thư rác.
7. Đưa ra kết quả chiến dịch tốt hơn bằng đảm bảo chính xác của dữ liệu.
8. Tăng uy tín thương hiệu.
9. Đảm bảo tuân thủ quy định.
10. Mở rộng phạm vi cá nhân hóa nhờ dữ liệu email chính xác.
11. Cải thiện tương tác khách hàng.
12. Cho phép tạo danh sách email đích hơn bằng cách sử dụng dữ liệu đã xác thực, mở ra cơ hội cho các chiến dịch liên quan hơn.
13. Cải thiện việc giữ chân khách hàng.
14. Thu thập thêm thông tin về người đăng ký, dẫn đến các hồ sơ khách hàng cập nhật và chi tiết hơn.
15. Giảm rủi ro bị đưa vào danh sách đen.
16. Ngăn chặn các gian lận email. (Email lừa đảo tạo ra phần lớn các cuộc tấn công mạng, chiếm 91% các vector tấn công ban đầu.)
17. Dẫn đến ROI tốt hơn.
18. Phân bổ tài nguyên một cách hiệu quả hơn.
19. Giảm chi phí hỗ trợ khách hàng.
20. Cung cấp các chỉ số tiếp thị có ý nghĩa hơn để làm việc.

Quá trình xác thực email như thế nào

Mục tiêu của việc xác thực email là kiểm tra xem địa chỉ email được nhập vào hệ thống có hợp lệ và hoạt động không. Quản trị viên hệ thống của PetPeeves sẽ thực hiện bảy bước quan trọng sau:

1. Kiểm tra cú pháp: Bước đầu tiên là xác minh cú pháp của địa chỉ email. Các quy tắc cơ bản về định dạng email bao gồm sự hiện diện của ký tự “@” , ký tự hợp lệ trước và sau ký tự “@” và top-level domains (“.com”, “.org”, “.in”, v.v.).

2. Xác thực tên miền: Một truy vấn DNS (Hệ thống tên miền) được thực hiện để kiểm tra xem tên miền có tồn tại hay không và có bản ghi DNS và MX (Trao đổi thư) hợp lệ không. Kiểm tra MX sẽ xác minh xem địa chỉ email có thể nhận email hay không.

3. Xác thực SMTP: Hệ thống sử dụng giao thức Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) để thiết lập kết nối với địa chỉ email đang được xác thực bằng cách gửi một email thử đến địa chỉ đó. Nếu máy chủ SMTP chấp nhận email được gửi để gửi, địa chỉ email có thể hợp lệ và hoạt động.

4. Kiểm tra catch-all: Miền catch-all chấp nhận email được gửi đến bất kỳ địa chỉ nào thuộc miền đó. Vì vậy, việc kiểm tra catch-all hoặc không là một điểm quan trọng. Việc bạn cần phải thực hiện kiểm tra catch-all phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của bạn.

5. Kiểm tra greylisting: Khi một máy chủ email gặp một người gửi không xác định tức là một địa chỉ email mà nó chưa từng thấy trước đó, nó tạm thời từ chối email. Điều này được gọi là greylisting. Trong bối cảnh xác thực email, điều này có nghĩa là quá trình đã bị trì hoãn, buộc phải thử lại sau một thời gian nào đó.

6. Xử lý thời gian chờ: Đôi khi máy chủ email rất chậm hoặc có thể không phản hồi. Do đó, quan trọng là thiết lập một “cơ chế chờ”. Nghĩa là đặt thời gian tối đa cho việc nhận phản hồi. Nếu máy chủ không phản hồi trong thời gian qui định, hãy coi đó như là một thử bất thành.

7. Báo cáo: Bước cuối cùng liên quan đến phân tích báo cáo do hệ thống tạo ra và hành động dựa trên nó. Có ba loại kết quả, đó là Hợp lệ, Không hợp lệ và Sử dụng một lần.

Nhưng chúng ta vẫn chưa xong. Khi quá trình xác thực hoàn tất, hãy nhớ ghi lại kết quả cho việc tham khảo trong tương lai. Đây là dữ liệu hữu ích; nó có thể được sử dụng để ngăn chặn gian lận trong tương lai.

Lựa chọn ngày xác nhận email đi kèm

Không có câu trả lời chung cho câu hỏi này. Điều đó phụ thuộc vào ngữ cảnh và từng tình huống cụ thể có nhu cầu khác nhau. Thông thường, xác thực được thiết kế để xác thực danh tính của một địa chỉ email. Vì vậy, đây là một số tình huống thông thường yêu cầu xác thực.

• Đăng ký tài khoản: Khi người dùng đăng ký tài khoản mới trên trang web (hoặc ứng dụng), bạn nên gửi một email xác thực ngay sau khi họ cung cấp thông tin đăng ký của mình và nhấp vào Đăng ký. Điều này nhằm đảm bảo địa chỉ email mà họ cung cấp là hợp lệ và có thể hoạt động.

• Đặt lại mật khẩu: Đôi khi người dùng có thể yêu cầu đặt lại mật khẩu, enthay vì họ không còn nhớ mật khẩu gốc hoặc họ muốn bảo mật tài khoản của mình bằng cách thay đổi địa chỉ email đăng nhập của họ. Một lần nữa, bạn nên gửi một email xác thực kèm theo liên kết để đặt lại mật khẩu ngay sau khi yêu cầu được thực hiện.

• Xác thực hai yếu tố (2FA): Một số nền tảng cung cấp xác thực hai yếu tố như một tính năng bảo mật bổ sung. Điều này đòi hỏi xác thực không chỉ thông qua thông tin đăng nhập của người dùng mà còn thông qua một mã văn bản hoặc một mật khẩu một lần (OTP) được gửi đến điện thoại thông minh của người dùng. Nếu nền tảng của bạn cung cấp 2FA, bạn nên gửi một email xác thực khi người dùng thiết lập nó.

• Xác nhận giao dịch: Nếu bạn là một thương hiệu thương mại điện tử như PetPeeves, xác nhận giao dịch là rất quan trọng. Sau khi hoàn thành một giao dịch, gửi một email xác thực để xác nhận thông tin giao dịch và lưu lại giao dịch đó.

• Xác nhận đăng ký: Nếu một người dùng đăng ký nhận bản tin của bạn, hãy gửi một email xác thực để đảm bảo người dùng đã tự nguyện đăng ký để nhận bản tin.

• Kích hoạt lại tài khoản: Mục tiêu của việc kích hoạt lại tài khoản là tương tác lại với người dùng đã đăng ký mà họ đã bỏ quên hoặc tài khoản của họ tạm thời bị tạm ngưng do dấu hiệu của các hoạt động đáng ngờ. Lưu ý rằng trong những trường hợp này, một email xác thực luôn luôn được tiền đạo bằng một email thông báo. Đầu tiên thông báo cho người dùng biết rằng tài khoản của họ đã không hoạt động trong một khoảng thời gian dài và cần được kích hoạt lại. Sau đó, gửi một email xác thực để xác nhận danh tính của người dùng và sở hữu tài khoản đó.

Cách tạo một email xác thực

Tương tự như bất kỳ email nào, một email xác thực có ba yếu tố, bao gồm nội dung, thiết kế và tính năng. Hãy xem xét từng yếu tố này chi tiết. Trong phần cuối, chúng tôi cũng sẽ xem xét một số ví dụ về email xác thực.

Nội dung email xác thực

• Dòng chủ đề: Làm cho dòng chủ đề của bạn ngắn gọn và trực tiếp. Không cần cố gắng sáng tạo quá nhiều ở đây. Hãy giữ tính phổ biến với các dòng chủ đề thông thường như ‘Xác nhận tài khoản của bạn’, ‘Xác nhận địa chỉ email của bạn’, v.v.

• Lời chào: Bắt đầu email của bạn bằng một lời chào ấm áp, thân mật nhưng không cần thiết phải quá thân mật. Cá nhân hóa lời chào bằng cách bao gồm tên của người nhận.

• Giới thiệu: Giữ ngôn ngữ thân thiện trong khi giới thiệu email của bạn. Giải thích rõ ràng, nhưng ngắn gọn vì người dùng nhận được email này vì lý do gì. Luôn luôn ghi rõ hướng dẫn người dùng cần phải làm gì để cần xác thực.

• Mã xác thực hoặc liên kết: Đây là trọng tâm của email, là lời kêu gọi hành động chính. Làm cho mã xác thực hoặc liên kết nổi bật. Đặt nó ở giữa mẫu thư. Sử dụng màu sắc táo bạo để làm nổi bật nút.

• Hướng dẫn: Nếu quá trình xác thực yêu cầu nhiều hơn chỉ nhập một mã hoặc nhấp vào một liên kết, hãy chắc chắn bao gồm một hướng dẫn với một hướng dẫn từng bước ngắn gọn. Không quá 4 bước.

• Thời gian hết hạn: Đề cập rằng mã xác thực hoặc liên kết hết hạn trong một số giờ. Thông thường, nó trong vòng 24-72 giờ, nhưng có thể sớm hơn. Điều này chủ yếu để khuyến khích người nhận thực hiện hành động ngay lập tức.

• Lợi ích của việc xác thực: Để khuyến khích người dùng, khuyến khích quá trình xác thực. Đầu tiên giải thích vì sao nó quan trọng, sau đó đề cập đến các lợi ích như nâng cao an ninh tài khoản, truy cập vào các tính năng độc quyền, v.v.

• Chi tiết bảo mật và riêng tư: Đảm bảo người nhận rằng địa chỉ email và dữ liệu khác của họ sẽ không được chia sẻ với bất kỳ bên thứ ba nào và rằng dữ liệu sẽ được sử dụng duy nhất cho mục đích liên quan đến tài khoản.

• Thông tin hỗ trợ khách hàng: Ở cuối email, bao gồm thông tin hỗ trợ khách hàng đáng tin cậy và chức năng dưới dạng số điện thoại hoặc địa chỉ email để người dùng có thể liên hệ với nhóm hỗ trợ trong trường hợp gặp sự cố kỹ thuật giữa quá trình xác thực.

• Tuân thủ pháp lý: Vào cuối email, đảm bảo email của bạn tuân thủ các quy định pháp lý liên quan, bao gồm đạo luật CAN-SPAM ở Mỹ và GDPR ở Châu Âu.

Nên nhớ rằng một email xác thực có thể chứa nhiều thông tin hơn chỉ cần tối thiểu. Vì vậy, như nội dung bổ sung, đây là ba tình huống khác mà thường yêu cầu thông tin bổ sung.

Nội dung bổ sung:

• Kịch bản đầu tiên là khi bạn gửi một email xác thực cho những người dùng muốn đăng ký trên nền tảng của bạn mà không có mục đích cụ thể.

• Trong những trường hợp như thế này, hãy bao gồm thông tin lôi cuốn để thu hút trong email của bạn. Điều này có thể là chia sẻ các trích dẫn hấp dẫn từ các bài đăng blog phổ biến, đoạn siêu ngắn từ các cuộc phỏng vấn chuyên gia và bài báo nghiên cứu, v.v. với mong muốn tạo ra lưu lượng truy cập bổ sung từ email.

• Kịch bản thứ hai là khi bạn muốn người dùng hoàn thành giao dịch và thanh toán giỏ hàng của họ. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể gửi một email xác thực kèm theo khuyến mãi mua sắm để kích hoạt hành động.

• Kịch bản thứ ba là khi bạn muốn thu hút thêm khách hàng bằng cách quảng bá một chương trình giới thiệu trong email xác thực của bạn. Trong trường hợp đó, hãy đảm bảo cung cấp liên kết giới thiệu độc đáo của người dùng. Bạn có thể bao gồm một phần thưởng giới thiệu dưới dạng tiết kiệm, giảm giá độc quyền hoặc là thành viên của một bộ lạc của các người có cùng tư tưởng và nhiều hơn nữa.

Thiết kế email xác thực

• Đối với thiết kế email xác thực, mục tiêu chính là đơn giản. Lưu ý rằng đơn giản KHÔNG có nghĩa là không bao gồm hình ảnh, logo thương hiệu và hình ảnh động GIF. Đơn giản nên được hiểu trong ngữ cảnh của khả năng truy cập, khả năng quét và khả năng điều hướng.

• Email xác thực mà chúng tôi chia sẻ vào cuối nên làm cho điều này rõ ràng.

• Để làm được điều đó, hãy đảm bảo rằng email sử dụng không gian trống đầy đủ, văn bản ngắn và một hành động gọi lại quan trọng (preferably in the form of a largish button for maximum visibility.)

• Nếu bạn muốn sử dụng hình ảnh động GIF, hãy không bao gồm hình ảnh đó nhiều lần. Đảm bảo rằng GIF không quá kỳ quặc và phân tâm. Cân nhắc giữa sự hài hước và ngữ cảnh.

• Sử dụng hình ảnh tối thiểu. Ưu tiên không bao gồm bất kỳ hình ảnh nào ngoại trừ hình ảnh chủ đề. Điều này vì một số khách hàng email có xu hướng chặn hình ảnh theo mặc định. Ngoài ra, một email xác thực không phụ thuộc vào hình ảnh bất kỳ. Hình ảnh chủ đề tạo sự cân đối và thẩm mỹ cho mẫu thư.

• Khi đi đến thiết kế, điều quan trọng là nó phải nhất quán với thương hiệu của bạn. Không, nó không chỉ là về logo. Tận dụng toàn bộ bảng màu thương hiệu/corporate của bạn.

• Nhưng hãy nhớ rằng mục tiêu không phải để khoe thương hiệu của bạn. Tính nhất quán của thương hiệu cũng là vì lợi ích của khách hàng trong việc cung cấp trải nghiệm thống nhất, dẫn đến niềm tin lớn hơn.

Chức năng của email xác thực

Làm thế nào để đảm bảo email xác thực bạn tạo ra không có lỗi về chức năng? Đây là một số điểm quan trọng cần nhớ.

• Kiểm tra địa chỉ liên kết xác thực. Nếu liên kết không hoạt động và bạn được thông báo bởi người dùng, có hai điều bạn có thể làm. Một, tạm thời cấp quyền truy cập vào tài khoản của người dùng trong khi vấn đề đang được giải quyết. Hai, liên hệ với nhà quản trị hệ thống để xác minh bằng tay danh tính người dùng.

• Tránh quá nhiều liên kết trong email xác thực của bạn. Cũng đừng bao gồm bất kỳ tệp đính kèm nào. Điều này có thể tạo nghi ngờ trong tâm trí của người nhận.

• Kiểm tra email xác thực của bạn trên nhiều máy khách email để đảm bảo nó được hiển thị đúng và liên kết hoạt động như mong đợi.

• Chọn một nhà cung cấp dịch vụ email đáng tin cậy để đảm bảo khả năng chuyển đến hộp thư và ngăn chặn thư