Gửi Email Hàng Loạt Trên Gmail, Mail Merge và Outlook: Tận Dụng Email Marketing Cho Doanh Nghiệp

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách gửi email hàng loạt trên các nền tảng phổ biến như Gmail, Google Sheet và Outlook. Gửi email hàng loạt là một phương pháp tiếp thị hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Hãy tìm hiểu cách thức thực hiện việc này để tận dụng tối đa lợi ích của email marketing.

1. Lợi ích của việc gửi email hàng loạt

1.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Việc gửi email hàng loạt cho nhiều người cùng một lúc giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong quá trình gửi email từng cá nhân.

1.2. Quản lý hộp thư đi dễ dàng và tránh gửi sót người

Việc gửi email hàng loạt không chỉ giúp quản lý hộp thư đi dễ dàng mà còn tránh nhầm lẫn và gửi sót đối tượng người nhận.

1.3. Tăng doanh thu bán hàng

Gửi email hàng loạt giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng hơn, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu bán hàng.

2. Cách gửi email hàng loạt nhanh chóng

2.1. Cách gửi email hàng loạt trong Gmail

Gmail là một trong những nền tảng email phổ biến nhất, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng gửi email hàng loạt để tiết kiệm thời gian và nhanh chóng cập nhật thông tin đến người dùng. Hướng dẫn cụ thể như sau:

Bước 1:

Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail, nhấp chọn danh bạ.

Bước 2:

Lựa chọn “Tạo nhãn”.

Bước 3:

Trong hộp danh bạ, nhấp chọn vào “Tạo liên hệ”.

Bước 4:

Sau khi nhấp chọn “Tạo liên hệ”, tiếp tục nhấp chọn “Tạo nhiều mục liên hệ”.

Bước 5:

Nhập các địa chỉ Gmail của khách hàng.

Bước 6:

Khi đã nhập hết địa chỉ Gmail của khách hàng, bạn có thể đặt tên cho nhóm khách hàng để dễ ghi nhớ, sau đó nhấn “Tạo”.

Bước 7:

Soạn thảo văn bản email như thông thường, tiếp theo bạn bấm vào “Recipients”, sau đó nhấn “To”.

Bước 8:

Ở mục My Contacts bên phải, bạn chọn Nhãn đã tạo các thông tin người nhận trước đó.

Bước 9:

Chọn (tick) các liên hệ mà bạn muốn gửi mail đến, sau đó nhấn “Insert” ở góc dưới, vậy là bạn đã chọn xong danh sách người nhận.

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn chỉ cần nhấn “Send” như thông thường để gửi email hàng loạt đến các đối tượng đã chọn.

2.2. Cách gửi email hàng loạt trên Google Sheet bằng tính năng Mail Merge

Google Sheet cung cấp tính năng Mail Merge để gửi email hàng loạt nhanh chóng và tiện lợi. Hướng dẫn cụ thể như sau:

Bước 1:

Cài đặt Mail Merge with Attachments

Bạn truy cập tại đây để tải và cài đặt tiện ích “Mail Merge with Attachments” trên Google Sheets.

Bước 2:

Tạo mẫu nội dung cần cá nhân hóa

Truy cập vào Sheets để bắt đầu tạo nội dung email. Tiếp theo, kích hoạt Mail Merge for Sheets trong menu Add-ons. Sau đó, bạn có thể tạo một bảng dữ liệu chứa thông tin khách hàng và sử dụng nó để cá nhân hoá email.

Bước 3:

Nhập danh sách địa chỉ liên hệ của người nhận

Bạn có thể nhập trực tiếp danh sách địa chỉ email từ file excel hoặc nhập từ Google Contact.

Bước 4:

Hẹn thời gian gửi mail và tùy chỉnh các nội dung khác

Bạn có thể thiết lập thời gian gửi mail và tùy chỉnh các trường thông tin cá nhân hoá trong email.

Bước 5:

Thêm file đính kèm

Nếu cần đính kèm file cho email, bạn có thể tải file lên Drive và đính kèm link vào email.

Bước 6:

Thiết lập tính năng Mail Merge

Tiếp theo, bạn cần thiết lập các thông tin cần thiết như địa chỉ email người gửi, tên người gửi, tiêu đề email, và các tùy chọn khác.

Bước 7:

Gửi mail hàng loạt đã được cá nhân hoá

Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn nút “Run Mail Merge” để gửi email hàng loạt đã được cá nhân hoá đến danh sách người nhận.

2.3. Cách gửi email hàng loạt trong Outlook

Gửi email hàng loạt trong Outlook cũng rất dễ dàng. Bạn chỉ cần chuẩn bị các file cần thiết và thực hiện các bước sau:

Bước 1:

Chuẩn bị các file để tiến hành gửi mail hàng loạt

Để gửi mail hàng loạt trong Outlook, bạn cần chuẩn bị một file word chứa nội dung email và một file excel chứa thông tin khách hàng.

Bước 2:

Truy cập Microsoft Outlook và vào Send/Receive trên thanh menu, sau đó chọn Work Offline.

Bước 3:

Truy cập Microsoft Word và vào Mailings trên thanh menu, chọn Start Mail Merge, sau đó chọn Email Messages. Tiếp tục, chọn Select Receipients, sau đó chọn Use an Existing List.

Bước 4:

Cá nhân hoá thông tin người nhận

Sau khi đã soạn thảo xong nội dung của email trong Word, bạn tiến hành cá nhân hoá thông tin trong nội dung.

Bước 5:

Tiến hành gửi mail hàng loạt

Để gửi mail sau khi soạn thảo, bạn chọn Finish & Merge, sau đó chọn Send Email Messages. Tiếp theo, nhập các thông tin cần thiết như địa chỉ email, tiêu đề email và định dạng email.

Bước 6:

Đính kèm file cho toàn bộ người nhận trong danh sách

Nếu bạn muốn đính kèm file cho toàn bộ người nhận trong danh sách, bạn có thể sử dụng tiện ích Outlook Mail Merge Attachment để thực hiện việc này.

Bước 7:

Thao tác gửi mail hàng loạt trên Outlook

Cuối cùng, bạn chỉ cần vào Send/Receive trên thanh menu và bỏ chọn Work Offline để gửi mail hàng loạt.

3. Lời kết

Qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về cách gửi email hàng loạt trên các nền tảng phổ biến như Gmail, Google Sheet và Outlook. Sử dụng phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong việc tiếp cận và tương tác với khách hàng.

Để tìm hiểu thêm về các phương pháp tiếp thị số và quản lý doanh nghiệp, hãy truy cập Tự động hóa, đơn giản hóa để khám phá thêm nhiều kiến thức hữu ích.

Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ tư vấn về email marketing, cài đặt phần mềm email marketing, và hệ thống bán hàng tự động, hãy gọi ngay cho chúng tôi 0938.189.299 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!