Bạn cảm thấy thế nào khi gửi một chiến dịch email và nhận được tin nhắn rằng một số người đăng ký của bạn không nhận được nó? Tức giận và thất vọng phải không?
Tin nhắn quay lại vì không thể được gửi đến địa chỉ email của người nhận được gọi là email quay lại. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tất cả về email quay lại, bao gồm nguyên nhân và cách ngăn chặn chúng trong chiến dịch email marketing của bạn.
Hãy tìm hiểu trước tiên về email bị quay lại.
Email Quay Lại
Khi bạn cố gửi một email nhưng không thể gửi thành công, bạn sẽ nhận được một tin nhắn phản hồi về email quay lại. Một email sẽ đi qua một loạt các máy chuyển tiếp email. Các máy chuyển tiếp này đảm bảo việc gửi email thành công. Khi các máy chuyển tiếp phát hiện một tin nhắn không thể được gửi đi, chúng sẽ quay lại và gửi tin nhắn lỗi cho người gửi.
Tác Động Của Email Quay Lại Đến Doanh Nghiệp
- Làm cho chiến lược marketing của bạn ít hiệu quả hơn.
- Dẫn đến không đạt được mục tiêu doanh số bán hàng.
- Ảnh hưởng đến danh tiếng của người gửi.
- Nhà cung cấp dịch vụ email có thể đánh dấu bạn.
- Với email lọt vào thư rác, bạn có thể bị đánh dấu là người gửi thư rác.
Tỷ lệ Quay Lại
Tỷ lệ quay lại là tỷ lệ hoặc phần trăm email bị từ chối hoặc không được gửi thành công và quay lại. Được xác định bằng cách chia tổng số email bị quay lại cho tổng số email đã gửi nhân 100.
Tỷ lệ quay lại dưới 2% được coi là bình thường. Bất cứ con số nào vượt quá 2% đều có nghĩa là đã đến lúc kiểm tra chiến dịch email của bạn.
Tác Động Của Email Quay Lại Đến Khả Năng Giao Thức
Mức độ quay lại email cao dẫn đến các hậu quả khó chịu như sau:
Danh Tiếng Xấu
Nhà cung cấp dịch vụ email tìm kiếm địa chỉ IP mà email gửi đi bị quay lại thường xuyên. Sau đó, danh tiếng của người gửi sẽ bị ảnh hưởng tiếp theo.
Đưa Địa Chỉ IP Vào Danh Sách Đen
Tỷ lệ email quay lại cao liên tục làm cho địa chỉ IP người gửi vào danh sách đen.
Tạm Ngưng Tài Khoản
Tài khoản người dùng sẽ bị tạm ngưng nếu tỷ lệ khiếu nại vượt quá giới hạn cho phép của chiến dịch được gửi bởi người dùng.
Mất Tiền
Mỗi tin nhắn đều tốn phí. Do đó, gửi tin nhắn đến các địa chỉ email không hợp lệ sẽ tăng chi phí của chiến dịch email của bạn mà không có lợi nhuận đầu tư.
Vì những lý do này, email quay lại không nên được bỏ qua.
Các Loại Email Quay Lại
Quan trọng là phải biết các loại email quay lại để có được giải pháp phù hợp. Có tám loại quay lại email. Hãy xem qua chúng.
Email Quay Lại Cứng
Email quay lại cứng là sự mất khả năng gửi mãi mãi xảy ra vì địa chỉ người nhận không còn được sử dụng hoặc không hợp lệ. Một email quay lại cứng cũng có thể xảy ra khi lỗi gõ như ‘gmal’ thay vì ‘gmail’ dẫn đến việc bạn gửi email tình cờ cho một người nhận không tồn tại.
Email Quay Lại Mềm
Một sự cố tạm thời xảy ra khi máy chủ email của người nhận đang gặp sự cố kỹ thuật khác, kích thước tệp email quá lớn hoặc hộp thư quá hạn chế, được gọi là email quay lại mềm.
Email Quay Lại Tạm Thời
Đây là việc gửi tin nhắn bị trì hoãn tạm thời. Tuy nhiên, máy chủ sẽ sửa chữa và gửi email trong một khung thời gian nhất định. Các email này không yêu cầu bất kỳ hành động nào từ người dùng. Nhưng nếu thất bại trong việc giao hàng, nó có thể được coi là email quay lại cứng.
Email Quay Lại Tổng Quát
Máy chủ thư của bạn không thể nhận được tin nhắn email và lý do không rõ ràng.
Bị Chặn
Máy chủ thư của người nhận chặn email từ máy chủ thư của người gửi vì nhiều lý do như bị quá tải với tần suất gửi email của người gửi, phát hiện nội dung không phù hợp, phát hiện liên kết đáng ngờ trong thân email và vân vân.
Phản Hồi Tự Động
Đây là phản hồi tự động được gửi cho người gửi.
Báo Cáo Góp Ý Lạm Dụng/Gian Lận
Đây là một tin nhắn email quay lại được gửi cho người gửi bởi báo cáo phản hồi của nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP). Điều này xảy ra khi người nhận phân loại email của bạn như là xúc phạm, lạm dụng hoặc gian lận và báo cáo nó là email rác.
Tin Nhắn Yêu Cầu Đáp Lại
Một phản hồi tự động với thách thức từ người nhận được gửi cho người gửi. Phản hồi thường bao gồm một liên kết cần phải điền thông tin thủ công. Sau hành động này, email sẽ được gửi đến người nhận.
Điều Gì Sẽ Xảy Ra Nếu Bạn Không Đưa Ra Biện Pháp Ngay Lập Tức?
Không thực hiện biện pháp ngay lập tức có thể:
- Ảnh hưởng đến mục tiêu tiếp cận khán giả và sinh lời.
- Lãng phí thời gian của bạn.
- Đưa địa chỉ email của bạn vào danh sách đen.
- Gây ra việc tạm ngừng tài khoản của bạn.
Giải Pháp Là Gì?
Bây giờ bạn đã hiểu về các loại và các nguyên nhân email quay lại khác nhau, hãy xem bạn có thể làm gì để ngăn chặn email quay lại.
1. Sử dụng Biểu Mẫu Đăng Ký Tốt
Bạn cần có một danh sách liên hệ để gửi email. Để làm điều đó, bạn cần sử dụng một biểu mẫu đăng ký tốt cho phép mọi người nhập thông tin và địa chỉ email của họ. Đảm bảo sử dụng hệ thống captcha tốt để tránh đăng ký giả bằng bot.
2. Luôn Sử Dụng Phương Thức Double-Opt In
Phương thức double-opt in là một bước tiến so với phương thức single-opt in. Người dùng nhập địa chỉ email và thông tin khác theo yêu cầu và nhấp vào nút gửi.
Sau đó, họ nhận được một xác nhận trong email với một liên kết. Chỉ khi họ nhấp vào liên kết đó, họ mới được thêm vào danh sách gửi thư của bạn.
3. Làm Sạch Danh Sách Email Của Bạn
Hãy làm sạch danh sách email của bạn thường xuyên vì rất có thể rằng bạn có địa chỉ email đã trở nên không hợp lệ sau một thời gian. Đảm bảo bạn làm việc với những người đăng ký không hoạt động và loại bỏ những người đăng ký không hoạt động mặc dù gửi email khuyến khích họ tham gia lại.
4. Cập Nhật Thông Tin Thường Xuyên
Thông tin liên hệ của bạn phải được cập nhật. Một cách để làm điều này là sửa các lỗi chính tả và tránh sử dụng địa chỉ email thông thường như noreply@email.com.
Tìm cách để người dùng cập nhật thông tin của họ hoặc xác minh rằng thông tin của họ là chính xác và đã được cập nhật. Bằng cách làm điều này, bạn có thể ngăn chặn việc email quay lại.
5. Tránh Gửi Email Giống Như Thư Rác
Bộ lọc thư rác đánh giá xem email của bạn có giống thư rác hay không. Đảm bảo rằng mẫu được tạo ra theo các quy tắc thiết kế và phát triển email tốt nhất và không có yếu tố nào khiến nó trông giống như thư rác.
Sử dụng các công cụ như mail-tester.com có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này. Các công cụ này giúp bạn duy trì đúng hướng hoặc chỉ dẫn bạn thay đổi từng từ, liên kết, định dạng hoặc nội dung để email của bạn không bị nhận thấy như là thư rác.
6. Xây Dựng Độ Tin Cậy Với ESP Của Bạn
Nhà cung cấp dịch vụ email của bạn cần kiểm tra tính chính xác của bạn. Bạn nên thử gửi email theo lô nhỏ.
Đảm bảo rằng những lô này có địa chỉ email không gắn nhãn bạn là người gửi thư rác vì nếu họ làm vậy, nó sẽ khiến ESP của bạn nghi ngờ về bạn.
7. Xác Thực Email
Xác thực email sẽ mang lại một cảm giác xác thực và chuyên nghiệp cho email của bạn và tăng tỷ lệ giao hàng. Sử dụng ba phương pháp xác thực email chính: SPF, DKIM, DMARC.
- Email DKIM tạo sự tin cậy và tăng khả năng giao hàng của email.
- SPF giúp các nhà tiếp thị thông báo cho các nhà xác thực email rằng email mà họ đang gửi là đáng tin cậy và gốc rõ ràng.
- Domain-Based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC) làm cho xác thực email của bạn mạnh mẽ hơn.
8. Đặt Lịch Gửi Email Thường Xuyên
Gửi thư đều đặn sẽ giúp bạn luôn hiển thị đều đặn trên lòng tin của người đăng ký, từ đó giảm khả năng email của bạn bị quay lại. Chuẩn bị một lịch trình để gửi email dựa trên mô hình tương tác của người dùng của bạn để tạo ra sự tương tác lớn hơn.
Tóm Lại
Email quay lại ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ giao hàng, tương tác của người đăng ký, danh tiếng doanh nghiệp, tỷ lệ chuyển đổi và ROI của bạn. Chúng tôi hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết hiệu quả vấn đề email quay lại và đưa chiến dịch email của bạn lên một tầm cao mới!
