Quản lý Danh sách Email: Cách giữ cho danh sách của bạn sạch và khỏe!

Việc quản lý danh sách email có thể trở thành một cơn đau đầu… Tiêu tiền để cung cấp những món miễn phí (để thu hút người dùng) chỉ để lấy địa chỉ email của họ. Mất thời gian để phân nhóm và gắn nhãn. Cuộc vật lộn để tạo ra nội dung email mà sẽ thu hút được sự chú ý của người nhận. Và dù bạn có cố gắng đến đâu, thì tỷ lệ người mở email hay click vào các đường link vẫn không như mong đợi. Và đấy mới chỉ là số email đã được chuyển đến hộp thư đến! Chưa kể đến việc một số người quyết định hủy đăng ký, và thậm chí có người còn đánh dấu email của bạn là thư rác. Tất cả những điều này đủ khiến bạn muốn bỏ cuộc với email marketing. Tôi thấu hiểu điều này! Là một người làm marketing qua email, tôi cũng đã từng trải qua những điều tương tự. Nhưng bạn đừng nản lòng! Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ với bạn tất cả những gì bạn cần biết về việc quản lý danh sách email. Bạn sẽ học được các mẹo, chiến lược và phương pháp hàng đầu để giữ cho danh sách email của mình sạch sẽ và hoạt động hiệu quả, giúp bạn đạt được các mục tiêu của mình trong lĩnh vực email marketing. Hãy tiếp tục theo dõi để biết thêm thông tin chi tiết:

Quản lý Danh sách Email là gì?

Quản lý danh sách email là quá trình quản lý một danh sách, như tên gọi của nó! Hầu hết mọi người nghĩ rằng chỉ cần thu hút người đăng ký, phân đoạn họ thành nhóm và gửi email để chuyển đổi họ. Nhưng, quản lý danh sách email hiệu quả đòi hỏi nhiều hơn thế. Quản lý danh sách email cũng bao gồm việc loại bỏ các người đăng ký khỏi danh sách của bạn, duy trì các nút hủy đăng ký dễ nhìn thấy và chạy các chiến dịch kích hoạt lại để xóa các liên hệ không hoạt động. Cuối cùng, quản lý danh sách email là việc duy trì một danh sách “Sạch và Khỏe” để có tỷ lệ tương tác cao hơn và được kiểm soát tốt hơn với nhà cung cấp dịch vụ email của bạn.

Tại sao Quản lý Danh sách Email quan trọng?

Bạn có muốn tránh thư rác và đến hộp thư đến của người đăng ký? Bạn có muốn họ mở và tương tác với email của bạn không? Vậy thì, bạn cần phải đặt việc quản lý danh sách email lên hàng đầu. Quản lý danh sách email là cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của chiến dịch tiếp thị qua email của bạn. Nó đảm bảo bạn gửi email chỉ cho những người quan tâm đến doanh nghiệp của bạn và có khả năng tương tác và chuyển đổi cao hơn. Những người đăng ký này sẽ mở, đọc và nhấp vào các liên kết trong email của bạn. Vì vậy, bạn sẽ có tỷ lệ mở và tương tác cao. Và, khi họ tham gia, bạn sẽ có khả năng gửi tốt hơn, điều đó có nghĩa là email của bạn sẽ không rơi vào hộp thư rác. Ngoài ra, việc quản lý danh sách email giúp giảm chi phí tiếp thị qua email của bạn. Bằng cách quản lý danh sách của bạn một cách hiệu quả, bạn sẽ không phải trả tiền cho những người đăng ký không tương tác không mang lại giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Quản lý danh sách email cũng giúp giữ cho danh sách của bạn “sạch và khỏe”. Và một danh sách email khỏe mạnh có nghĩa là ít người hủy đăng ký, vì người đăng ký đã tương tác. Do đó, họ sẽ ít khả năng hủy đăng ký hoặc báo cáo email của bạn là thư rác, điều này có thể dẫn đến tỷ lệ giao hàng kém và bị đưa vào danh sách đen.

Điều gì tạo nên Một Danh sách Email Khỏe Mạnh?

Một danh sách email khỏe mạnh là một danh sách có người đăng ký “khỏe mạnh”. Tôi không nói về chỉ số BMI của người đăng ký của bạn (tuy rất tốt nếu họ có chỉ số BMI bình thường). Tôi nói về những người đăng ký có hành vi email khỏe mạnh. Bạn biết đấy: hành vi như mở và đọc email của bạn (không phải chỉ đánh dấu là đã đọc), nhấp vào liên kết để xem các ưu đãi của bạn, phản hồi vào email của bạn để điều tra và thậm chí chuyển tiếp email của bạn cho đồng nghiệp và bạn bè. Vì vậy, để nói một cách ít thần thánh hơn, một danh sách email khỏe mạnh là danh sách có những người đăng ký tham gia tương tác. Đó là danh sách email có tỷ lệ mở, nhấp qua và chuyển đổi cao. Tuy nhiên, điều này không nhất thiết có nghĩa là mọi người đăng ký trên danh sách của bạn phải tham gia. Dựa trên Báo cáo Tiêu chuẩn Tiếp thị qua Email 2022 của Campaign Monitor, tỷ lệ mở từ 17-28% và tỷ lệ nhấp qua từ 2-5% là đủ tốt.

Làm thế nào để duy trì Danh sách Email Khỏe Mạnh?

Duy trì một danh sách email khỏe mạnh phải là một phần của chiến lược tiếp thị qua email của bạn. Dưới đây là một tổng quan nhanh về cách thực hiện điều đó:

• Xác minh địa chỉ email bằng cách sử dụng double opt-in để tăng cường khả năng giao hàng
• Phân đoạn người đăng ký của bạn để cải thiện tỷ lệ mở và tương tác
• Chạy các chiến dịch kích hoạt lại để xóa các người đăng ký không hoạt động
• Dọn dẹp danh sách của bạn để xóa email không hợp lệ có thể gây hard bounces
• Xóa các email trùng lặp có thể gây nhầm lẫn hoặc sai hoạt động

Bây giờ hãy cùng đi sâu vào những điểm này một chút nữa để tìm hiểu những phương pháp quản lý danh sách email tốt nhất để duy trì một danh sách khỏe mạnh.

Các Phương pháp Tốt nhất cho Quản lý Danh sách Email

1. Cần phải được cho phép

Địa chỉ email của người đăng ký là hộp thư trực tuyến riêng tư của họ. Vì vậy, bạn không nên xâm phạm quyền riêng tư của họ bằng cách gửi email cho họ mà không có sự đồng ý. Chỉ vì họ cung cấp địa chỉ email cho bạn để được nhận một món quà miễn phí hoặc giảm giá, điều đó không có nghĩa bạn được phép thêm họ vào danh sách tiếp thị qua email của bạn. Việc nhận sự cho phép và sự đồng ý từ người đăng ký là bước đầu tiên để quản lý danh sách email hiệu quả. Vì sao? Vâng, mọi người không thích nhận email không được yêu cầu và sẽ hủy đăng ký khỏi email mà họ không đồng ý nhận. Xấu hơn nữa, một số người có thể báo cáo email của bạn là thư rác. Kết quả là điều này sẽ làm giảm tỷ lệ giao hàng của bạn. Bạn thậm chí có thể bị cấm nếu đủ người báo cáo email của bạn là thư rác. Hơn nữa, GDPR và quy tắc CAN-SPAM yêu cầu bạn phải có sự đồng ý từ mọi người trước khi thêm họ vào danh sách của bạn, nếu không bạn có thể bị phạt nặng. GDPR là luật quy định dữ liệu cho Liên minh châu Âu, và tương đương của nó tại Hoa Kỳ là Đạo luật CAN-SPAM. Vậy, bạn làm cách nào để có được sự cho phép gửi email cho người đăng ký? Bạn làm điều đó bằng cách thêm nút cho phép vào tất cả các biểu mẫu đăng ký của bạn. Đúng, ngay cả khi bạn đang cung cấp một món quà miễn phí. Các công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến tốt nhất cho phép bạn thêm một trường kiểm tra và một điều khoản chấp thuận vào biểu mẫu đăng ký của mình. Vì vậy, khi người đăng ký nhấp vào trường kiểm, họ cho phép bạn thêm họ vào email của bạn. 

 Credit ảnh: Really Good Emails

2. Sử dụng double opt-in

Khi ai đó gửi chi tiết của họ để đăng ký vào danh sách của bạn, đó là một đăng ký đơn. Tuy nhiên, double opt-in bao gồm một bước bổ sung để có được sự cho phép rõ ràng để thêm họ vào danh sách email của bạn. Dưới đây là cách sử dụng double opt-in hoạt động: Sau khi đăng ký vào danh sách của bạn, người đăng ký sẽ nhận được một email yêu cầu xác nhận rằng họ thực sự muốn ở trong danh sách của bạn bằng cách nhấp vào nút xác nhận đăng ký (xem ví dụ dưới đây). 

 Credit ảnh: Really Good Emails Liệu hộp chọn đồng ý không tự động đủ? Lý thuyết cho rằng có. Và trung thực mà nói, có nguy cơ mất người đăng ký sẽ không xác nhận đăng ký của mình khi bạn sử dụng double opt-in. Tuy nhiên, thỉnh thoảng, người ta thường gửi địa chỉ email không hợp lệ hoặc không hoạt động, đặc biệt là khi bạn cung cấp một món quà miễn phí. Vì vậy, double opt-in giúp bạn xác minh rằng địa chỉ email của họ hoạt động và có thể truy cập. Vì vậy, mặc dù bạn có thể mất một số người đăng ký, double opt-in là một phương pháp quản lý danh sách email tuyệt vời nhằm đảm bảo rằng bạn chỉ có những người đăng ký chất lượng quan tâm đến nhận email từ bạn. Hơn nữa, double opt-in bắt buộc pháp lý ở một số quốc gia thuộc Liên minh châu Âu, chẳng hạn như Áo, Đức và Thụy Sĩ. Mặc dù nó không phải là yêu cầu rõ ràng trong luật GDPR, nhưng việc sử dụng double opt-in luôn là một ý tưởng tốt.

3. Chào đón người đăng ký mới

Việc cung cấp một món quà, chẳng hạn như giảm giá hoặc quà miễn phí, là một trong những cách tốt nhất để thu hút người đăng ký mới tham gia danh sách của bạn. Tuy nhiên, đừng chỉ gửi một email duy nhất để gửi món quà và cảm ơn họ đã tham gia danh sách của bạn. Và sau đó, biến mất cho đến chiến dịch bán hàng hoặc bản tin kế tiếp. Bạn phải làm người đăng ký mới cảm thấy được chào đón bằng cách tạo ra một chuỗi email chào mừng cung cấp giá trị cho người đăng ký mới (còn được gọi là tổ chức một bữa tiệc chào mừng qua email). Điều này sẽ làm cho họ say mê và trông mong đến những email tiếp theo của bạn. Hơn nữa, vì email chào mừng được gửi ngay sau khi người đăng ký tham gia danh sách của bạn, tỷ lệ mở của nó cao gấp 4 lần so với một email thông thường. Vì vậy, đó là thời điểm tốt nhất để tạo ấn tượng tốt đẹp đầu tiên. Đảm bảo rằng email có liên quan và không có từ khóa truy xuất thư rác. Hãy nhớ rằng nội dung chất lượng cao là một trong những phương pháp tốt nhất để có khả năng giao hàng hiệu quả. (Năm ngoái, tôi đã say mê đọc email của Rob Allen sau khi đăng ký danh sách của anh ấy. Anh ấy đã tạo cuộc thi trong chuỗi email chào mừng của mình để có được sự tương tác tối đa. Tôi đã đọc 8 email trong một ngày vì cách mà các email đó quá kích thích). Cuối cùng, chia sẻ liên kết đến hồ sơ truyền thông xã hội của bạn, nơi người đăng ký mới có thể tương tác với bạn. Bạn có thể làm điều này một cách gián tiếp bằng cách thêm biểu tượng mạng xã hội được liên kết ở cuối email. Dưới đây là một số gợi ý để tạo ra một chuỗi chào mừng có tỷ lệ tương tác cao:

• Cá nhân hóa email của bạn
• Gamify CTA trong email của bạn
• Yêu cầu họ đưa địa chỉ email của bạn vào danh sách liên hệ của họ
• Cho họ biết tần suất gửi email của bạn
• Hỏi họ bạn có thể giúp gì cho họ4. Cho phép liên hệ quản lý danh sách email của họChỉ vì họ đã đăng ký vào danh sách của bạn không có nghĩa là họ muốn nhận email từ bạn hàng ngày. Vì vậy, bạn nên cho phép người đăng ký tự chọn tần suất và loại email mà họ muốn nhận từ bạn.

Bạn có thể bổ sung một danh sách sở thích đăng ký trong biểu mẫu đăng ký. Ví dụ, bạn có thể thêm một số hộp kiểm sở thích đăng ký thay vì chỉ một ô chấp thuận duy nhất (xem ví dụ dưới đây). 

 Credit ảnh: SAP Community

5. Đơn giản hóa việc hủy đăng ký

Thú nhận: Tôi đã báo cáo một email là thư rác vì tôi cảm thấy khó chịu khi tìm nút hủy đăng ký và tôi chắc chắn còn nhiều người khác giống tôi. Là người tiếp thị qua email, bạn nên làm mọi thứ trong khả năng của mình để ngăn độc giả của bạn làm điều tương tự! Để tránh bị báo cáo là thư rác, hãy đơn giản hóa việc hủy đăng ký. Đừng ẩn nút hoặc làm cho nó không thể nhấp vào hoặc tiếp tục gửi email cho họ sau khi họ tìm cách hủy đăng ký khỏi danh sách của bạn. Không phải ai cũng muốn ở trên danh sách email của bạn mãi mãi. Trên thực tế, một số người sẽ nhấp vào nút hủy đăng ký sau khi được truy cập vào món quà miễn phí của bạn. Hoặc có thể có một đối thủ đăng ký để xem sau màn hình đăng ký của bạn (ai là người phạm tội này nào?). Và điều đó cũng không sao. Tốt hơn họ hủy đăng ký hơn là vẫn ở trên danh sách của bạn mà không mở email của bạn hoặc tương tác với chúng. Cuối cùng, họ sẽ trở thành những người đăng ký không hoạt động và làm tổn thương danh sách của bạn. Ngoài việc ảnh hưởng đến tỷ lệ mở và giao hàng của bạn, bạn cũng có thể gặp rắc rối với pháp luật. Việc làm cho việc hủy đăng ký dễ dàng là một phương pháp quản lý danh sách email yêu cầu bởi Đạo luật CAN-SPAM. Vì thế, đảm bảo rằng nút hủy đăng ký dễ tìm trên máy tính để bàn và điện thoại di động. Một số email dài đến nỗi nút hủy đăng ký ở cuối bị cắt trên điện thoại di động. Ngoài việc thêm nút hủy đăng ký vào cuối email, bạn có thể thêm hủy đăng ký danh sách vào tiêu đề. Khi đó, nút sẽ hiển thị ở đầu email trên máy tính để bàn hoặc trong các tùy chọn email trên điện thoại di động. 

 Bạn cũng có thể thêm nút tạm nghỉ vào email của bạn. Vì vậy, thay vì hủy đăng ký, người đăng ký có thể tạm dừng từ việc nhận email của bạn trong một khoảng thời gian. Ngoài ra, bạn có thể thêm trung tâm tùy chỉnh sự lựa chọn đăng ký vào trang hủy đăng ký của bạn để giảm số lượng người hủy đăng ký. Nhiều người liên hệ sẽ thay đổi ý kiến về việc đăng ký và chọn một tần suất email giảm thay vì hủy đăng ký. 

6. Phân đoạn danh sách của bạn

Phân đoạn là một phương pháp quản lý danh sách email phổ biến. Nó liên quan đến việc phân loại người đăng ký của bạn thành các nhóm với các quyền và đặc điểm tương tự để gửi email cho họ một cách được nhắm mục tiêu và cá nhân hóa. Nghe có vẻ như công việc rất lớn, nhưng bạn không cần phải làm điều đó bằng tay. Điều đó sẽ tốn quá nhiều công sức và thời gian, ngay cả với một danh sách nhỏ. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) đều có tính năng phân đoạn cho phép bạn tự động phân nhóm người đăng ký thành các nhóm khác nhau. Bên cạnh đó, bạn có thể thiết lập các quy tắc tự động để gửi một chuỗi email tự động cho người đăng ký của bạn trong các nhóm khác nhau. 

 Hình ảnh từ: ActiveCampaign Dưới đây là các cách khác nhau bạn có thể phân đoạn danh sách email của mình:

• Phân đoạn email theo đặc điểm dân số: Cách đơn giản nhất để phân đoạn danh sách của bạn là theo các đặc điểm dân số. Bằng cách này, bạn có thể gửi email được nhắm mục tiêu đến từng người đăng ký dựa trên tuổi, giới tính, trình độ học vấn hoặc địa điểm.

Ví dụ, nếu bạn sở hữu một cửa hàng bán lẻ trực tuyến bán quần áo cho cả hai giới, phân đoạn theo giới tính sẽ giúp bạn tự động gửi các chiến dịch tiếp thị quần áo nữ chỉ đến người đăng ký nữ (hoặc những người xác định là nữ). Và ngược lại cho nam giới. Tương tự, cho vị trí. Ví dụ, nếu bạn là một huấn luyện viên tổ chức sự kiện trực tiếp tại Los Angeles, bạn có thể gửi lời mời sự kiện chỉ đến những người đăng ký cư trú tại Los Angeles, thay vì gửi đến toàn bộ danh sách.

• Phân đoạn theo hành vi: Bạn đã bao giờ nhận được email c提醒 bạn hoàn thành đơn hàng chưa? Một ví dụ tốt là email bị bỏ trống mà tôi nhận được khi không hoàn thành đơn hàng cho khóa học đào tạo. Email đó được gửi dựa trên hành vi của tôi.

 Phân đoạn hành vi cho phép bạn gửi email được nhắm mục tiêu dựa trên tương tác hoặc hành trình của người đăng ký trong quy trình bán hàng của bạn. Có thể họ đã mua một sản phẩm trước đó và bạn muốn bán cho họ một sản phẩm khác. Hoặc có thể họ đã đăng ký tham dự webinar của bạn nhưng bỏ lỡ. Hoặc họ đã không mở email của bạn. Với phân đoạn hành vi, bạn có thể tương tác và chuyển đổi người đăng ký bằng cách gửi email nhắm mục tiêu giúp họ tiến tới bước tiếp theo trong hành trình khách hàng. Ví dụ, bạn có thể tiếp thị sản phẩm bổ sung cho họ và thuyết phục họ mua hàng. Hoặc, gửi lại video của buổi hội thảo và thuyết phục họ xem nó. Hoặc, thêm họ vào danh sách chiến dịch kích hoạt lại để xem liệu họ còn hoạt động không.

• Phân đoạn theo điểm chất lượng của khách hàng tiềm năng: Điểm chất lượng khách hàng được tính dựa trên họ tương tác với chiến dịch email của bạn. Sau đó, bạn sử dụng dữ liệu để dự đoán sự quan tâm của họ đến doanh nghiệp của bạn và khả năng chuyển đổi.

Dưới đây là cách tính điểm khách hàng tiềm năng hoạt động: Đối với mỗi điểm tiếp xúc với người đăng ký của bạn, bạn gán điểm dựa trên hành động của họ. Một ví dụ tốt là trình tự email chào mừng của bạn. Khi người đăng ký tham gia danh sách và xác nhận đăng ký của họ, bạn có thể gán cho họ 10 điểm. Sau đó, người đăng ký nhận được 5 điểm cho mỗi email tiếp theo mà họ mở và 15 điểm nếu họ nhấp vào một liên kết. Bạn có thể tạo một hệ thống điểm để phân đoạn họ dựa trên tổng điểm của họ. Ví dụ, bạn có thể quyết định rằng:

• Người đăng ký có từ 10 đến 30 điểm là khách hàng tiềm năng lạnh, vì vậy bạn gửi họ nhiều email nuôi dưỡng hơn.
• Người đăng ký có từ 35 đến 70 điểm là khách hàng tiềm năng ấm, vì vậy bạn gửi họ nhiều email tương tác hơn.
• Người đăng ký có từ 75 đến 100 điểm là khách hàng tiềm năng nóng, vì vậy bạn thêm họ vào danh sách email bán hàng của bạn.

Mặc dù không phải tất cả các công cụ tiếp thị qua email đều cung cấp tính năng này, nền tảng tự động hóa tiên tiến như ActiveCampaign và GetResponse cung cấp tính năng điểm khách hàng tiềm năng trong giải pháp của họ. Kiểm tra hướng dẫn của chúng tôi để tìm hiểu thêm về các phương pháp tốt nhất để tính điểm khách hàng tiềm năng. Phân đoạn và nhiều danh sách: Hai khái niệm giống nhau? Phân đoạn khác một chút so với việc sử dụng nhiều danh sách vì việc sử dụng nhiều danh sách liên quan đến việc tổ chức người đăng ký của bạn thành nhóm rộng hơn. Ví dụ, bạn có thể phân loại danh sách email của bạn thành danh sách khách hàng và danh sách bản tin. Sau đó, bạn có thể phân đoạn từng danh sách dựa trên đặc điểm nhân khẩu học, hành vi hoặc điểm chất lượng. Ví dụ, nếu bạn là một nhà quản lý truyền thông xã hội thành công với một danh sách email của bạn. Và gần đây, bạn đã tạo một khóa học quản lý truyền thông xã hội. Bạn có thể có nhiều danh sách – một danh sách chính, một danh sách khách hàng tiềm năng và một danh sách những người muốn trở thành nhà quản lý truyền thông xã hội (học sinh). Nhưng, bạn có thể chia nhỏ danh sách khách hàng tiềm năng của mình thành các phân đoạn khác nhau dựa trên ngành nghề hoặc chức danh của họ.

Không phân đoạn danh sách email của bạn là một lỗi phổ biến mà những người tiếp thị qua email thường mắc phải. Hãy xem danh sách lỗi tiếp thị qua email hoàn chỉnh của chúng tôi và tránh các rủi ro tiềm năng mà nhiều nhà tiếp thị gặp phải.

7. Sử dụng thẻ liên hệ

Thẻ liên hệ là những nhãn được dùng để mô tả người đăng ký dựa trên hành động hoặc tương tác của họ với doanh nghiệp của bạn. Dù dễ bị nhầm lẫn, thẻ liên hệ khác với phân đoạn. Trong khi thẻ được gán cho mỗi người đăng ký, phân đoạn nhóm những người đăng ký có đặc điểm tương tự. Hãy tưởng tượng, bạn chạy một cửa hàng thú cưng và khách hàng tiềm năng A tải xuống quà tặng miễn phí của bạn về cách huấn luyện chó, khách hàng B đặt mua dây dắt chó và khách hàng C đặt mua thức ăn cho mèo. Khách hàng A sẽ nhận được thẻ liên hệ có nhãn “đã tải xuống quà tặng”, trong khi khách hàng B sẽ nhận được thẻ có nhãn “đã mua dây dắt chó”. Tuy nhiên, khách hàng A & B sẽ được phân đoạn vào danh sách “chủ chó”, trong khi khách hàng C sẽ được phân đoạn vào danh sách “chủ mèo”. Thẻ liên hệ giúp theo dõi người đăng ký khi họ thực hiện các hành động di chuyển họ xuống ống dẫn bán hàng của bạn. Nó cũng cho phép bạn tự động hóa tiếp thị email dựa trên hành động của họ.

8. Kích hoạt lại người đăng ký không hoạt động

Luôn kiểm tra số liệu của bạn để cập nhật về tỷ lệ tương tác của người đăng ký. Nếu bạn nhận thấy tỷ lệ tương tác của bạn đang giảm, đó là lúc để gửi email để kích hoạt lại người đăng ký không hoạt động. Kích hoạt lại người đăng ký giúp cải thiện tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp qua, từ đó cải thiện tỷ lệ giao hàng của bạn. Nó cũng giúp bạn kiểm tra và loại bỏ những người đăng ký không muốn ở lại trong danh sách của bạn. Một mẹo email phổ biến là bạn nên nhắc họ vì sao họ đã tham gia danh sách của bạn từ đầu. Và email “đã lâu rồi không gặp” hoạt động tốt, đặc biệt là nếu bạn cũng cung cấp quà tặng hoặc giảm giá. Hãy xem ví dụ này từ dịch vụ đặt chỗ nhà hàng Resy: Ví dụ về email kích hoạt lại Ảnh: Really Good Emails Nhưng, bạn phải làm cho người đăng ký không hoạt động mở email trước khi họ có thể được nhắc nhở về lợi ích của việc ở trong danh sách của bạn hoặc được thuyết phục để lấy ưu đãi giảm giá của bạn. Vì vậy, bạn phải tạo ra một dòng chủ đề hấp dẫn để kích thích sự tò mò và khiến họ mở email. Và phần nội dung phải thuyết phục để khiến họ tương tác. Đôi khi, số liệu của bạn có thể cho thấy tỷ lệ mở cao, nhưng tỷ lệ nhấp qua thấp. Trong trường hợp này, bạn có thể bao gồm một biểu ngữ kêu gọi hành động trong email yêu cầu nhấp chuột, giống như trong ví dụ Marketing Brew dưới đây. Ví dụ về CTA kích hoạt lại

9. Loại bỏ người đăng ký không hoạt động

Nếu một người đăng ký không hoạt động không phản hồi email kích hoạt lại của bạn, thì đó là lúc để loại bỏ họ khỏi danh sách của bạn. Việc tiếp tục gửi email cho họ có thể ảnh hưởng đến sức khỏe của danh sách của bạn (và thể hiện sự tuyệt vọng). Một số người đăng ký không hoạt động có thể bị khó chịu và nhấn nút “báo cáo spam”. Và ngay cả khi họ không làm vậy, việc tiếp tục giữ họ trong danh sách của bạn sẽ làm giảm tỷ lệ tương tác của bạn và ảnh hưởng đến tỷ lệ giao hàng của bạn. Hơn nữa, việc giữ người đăng ký không hoạt động tốn tiền, mà không có lợi nhuận đầu tư. Hãy nói, bạn có một danh sách email 7,000 người đăng ký, nhưng 2,500 người không hoạt động. Bạn sẽ phải trả tiền cho một gói dịch vụ tiếp thị email phủ sóng 7,000 người đăng ký, thay vì một gói 5,000 người đăng ký. Trong dài hạn, điều đó có thể cộng dồn lên rất nhiều!

10. Dọn dẹp danh sách mỗi 3 tháng

Để duy trì sự sạch sẽ của danh sách email của bạn, bạn phải dọn dẹp nó định kỳ – ít nhất mỗi 3 tháng. Trong khoảng thời gian này, bạn sẽ đã thêm nhiều người đăng ký vào danh sách của mình, một số trong số đó có thể có địa chỉ email không hợp lệ. Email gửi đến địa chỉ email không hợp lệ sẽ bị trả lại, ảnh hưởng đến uy tín của người gửi. Có hai loại trả lại; trả lại mềm và trả lại cứng. Trả lại mềm xảy ra khi email của bạn không thể được gửi vì hòm thư của người đăng ký đã đầy. Trong khi trả lại cứng có nghĩa là địa chỉ email không hợp lệ hoặc không tồn tại. Trong mọi trường hợp, dù trả lại của bạn là mềm hay cứng, bạn muốn loại bỏ chúng để tránh bị trả lại hoàn toàn, giảm tỷ lệ trả lại và cải thiện tỷ lệ giao hàng của bạn. Bạn cũng nên kiểm tra và sửa lỗi chính tả trong cú pháp địa chỉ, như cai@gmil.com và inka@yagoo.com. Ngoài ra, việc giữ địa chỉ email không hợp lệ trong danh sách của bạn có thể làm tăng chi phí gửi của bạn. Mặc dù chúng không thường ảnh hưởng đến chi phí gửi (trừ trong trường hợp của những nhà cung cấp hiếm hoi như Mailchimp), email trùng lặp cũng nên được loại bỏ để tránh làm sai lệch số liệu của bạn. Có một số công cụ dọn dẹp danh sách email mà bạn có thể sử dụng để tự động xác thực địa chỉ email và dọn dẹp danh sách của bạn (thêm về điều này trong phần tiếp theo). Tuy nhiên, bạn có thể dọn dẹp danh sách của mình theo cách thủ công bằng cách xuất danh sách email của bạn thành một tệp .csv và sau đó: sử dụng hàm ISEMAIL của Excel để đánh dấu địa chỉ email có lỗi chính tả sử dụng hàm Duplicate Value của Excel để loại bỏ địa chỉ email trùng lặp sử dụng AI (ChatGPT hoặc KoalaChat) để tìm địa chỉ email sai chính tả và trùng lặp Dọn dẹp danh sách email Ảnh: KoalaChat

11. Cảnh giác khi mua danh sách

Mua danh sách là một trong những tội lỗi chết người của quản lý danh sách email (và tiếp thị email). Đừng mua danh sách vì bất kỳ lý do gì! Bạn cần các chiến lược khác nhau để xây dựng danh sách email, và tốt hơn là dành thời gian để làm nó đúng cách hơn là mua danh sách. Nếu bạn đang vội, thì hãy dùng tiền để chạy một chiến dịch quảng cáo thu thập lead trên Facebook hoặc Google. Lại nữa, mua danh sách không tiết kiệm thời gian cho bạn. Những gì nó làm là kiếm cho bạn “hủy đăng ký” và tăng cơ hội của bạn bị báo cáo là spam, từ đó ảnh hưởng đến khả năng giao hàng của bạn. Gần đây, tôi đang kiểm tra hòm thư spam của mình (bạn không bao giờ biết có kho báu nào đang ẩn mình ở đó), khi tôi thấy một số email từ một công ty du lịch. Tôi chưa bao giờ nghe nói về họ, huống hồ đã đăng ký vào danh sách của họ. Vì vậy, họ rất có thể đã mua một danh sách email có email của tôi. Và, với email của họ đang đặt chân vào spam, họ chắc chắn sẽ có tỷ lệ tương tác thấp và tỷ lệ chuyển đổi kém.

Công cụ quản lý danh sách email

Lên kế hoạch cho một chiến lược quản lý danh sách email hiệu quả là điều tuyệt vời. Nhưng, bạn sẽ cần các công cụ quản lý danh sách để thực hiện chiến lược của mình. Những công cụ này bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ email (ESPs) và phần mềm làm sạch danh sách email.

Nhà cung cấp dịch vụ email (ESPs):

Các Nhà Cung Cấp Dịch Vụ Email (ESPs): Các nhà cung cấp dịch vụ email marketing tốt nhất có các tính năng quản lý danh sách email, như biểu mẫu đồng ý, công cụ tự động hóa và phân loại, cũng như khả năng phân tích dữ liệu. Tuy nhiên, hiệu quả của họ có sự khác biệt.

Ngoài ra, tỷ lệ gửi thư thành công của các ESP khác nhau, và một số lại thiếu các tính năng quan trọng, như công cụ kiểm tra thư rác.

Dưới đây là ba ESPs làm rất tốt trong việc quản lý danh sách.

ActiveCampaign

ActiveCampaign là công cụ marketing email tốt nhất về tự động hóa. Nó có các tính năng quản lý danh sách email mạnh mẽ, bao gồm phân loại nâng cao, tự động hóa và công cụ làm sạch.

Công cụ kiểm tra thư rác của nó không đưa ra điểm số cụ thể – chỉ thông báo đậu hay rớt. Tuy nhiên, qua thử nghiệm của chúng tôi, nó có tỷ lệ gửi thư thành công cao lên đến 91.6%.

GetResponse

GetResponse là một giải pháp ESP “tất cả-trong-một” tốt. Nó cũng có các tính năng quản lý danh sách email nâng cao, bao gồm các quy tắc tự động hóa để xóa bỏ người đăng ký không hoạt động.

Nó cũng có công cụ kiểm tra thư rác đánh giá mức độ spam từ 0-5. Tuy nhiên, tỷ lệ gửi thư thành công của nó là 82.13% cần được cải thiện.

MailerLite

MailerLite là công cụ marketing email dễ sử dụng nhất. Tuy nhiên, các tính năng quản lý danh sách email của nó cơ bản hơn so với hai công cụ kia và không có tính năng kiểm tra thư rác.

Dù vậy, MailerLite có tỷ lệ gửi thư thành công xuất sắc là 95.2%, vì vậy bạn có thể chắc chắn rằng nếu bạn áp dụng các phương pháp quản lý danh sách email tốt nhất, bạn sẽ đến được hộp thư của người đăng ký.

Phần mềm làm sạch danh sách email

Mặc dù bạn có thể làm sạch danh sách theo cách thủ công, việc sử dụng phần mềm làm sạch danh sách email để xác thực và làm sạch danh sách của bạn sẽ nhanh hơn, đặc biệt nếu bạn có một danh sách lớn. Phần mềm làm sạch danh sách email có thể xác thực danh sách email của bạn và tự động loại bỏ email tạm thời, không hoàn chỉnh và email bẫy spam để giảm thiểu số lượng email trả lại. Ngoài giá cả và dễ sử dụng, khi chọn phần mềm làm sạch danh sách email, hãy đảm bảo rằng nó có các tính năng sau: Xác thực email hàng loạt Kiểm tra tên miền độc hại Máy dò bẫy spam Kiểm tra cú pháp Một số phần mềm làm sạch danh sách email tốt nhất trên thị trường có thể làm sạch danh sách của bạn một cách chính xác và an toàn bao gồm ZeroBounce, XVerify và Snov.io.

Kết luận về quản lý danh sách email

Việc duy trì một danh sách email sạch sẽ và khỏe mạnh là một khía cạnh quan trọng của một chiến lược quản lý danh sách email hiệu quả và một chiến dịch tiếp thị email thành công. Bằng cách thực hiện các thực hành và mẹo quản lý danh sách email trong bài viết này, bạn sẽ có thể tăng tỷ lệ giao hàng, mở, và tỷ lệ nhấp qua. Điều này có nghĩa là email của bạn sẽ tránh được hòm thư spam, được mở bởi khách hàng tiềm năng và thuyết phục họ nhấp vào liên kết. Đừng quên theo dõi số liệu của bạn định kỳ để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và quản lý chúng trước khi chúng ảnh hưởng đến sức khỏe của danh sách của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về quản lý danh sách email hoặc giữ danh sách của bạn sạch sẽ và khỏe mạnh, hãy để lại chúng trong phần bình luận dưới đây.

Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ tư vấn về email marketing, cài đặt phần mềm email marketing, và hệ thống bán hàng tự động, hãy gọi ngay cho chúng tôi 0938.189.299 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất nhé!